الطريقة الفعالة لأعداد التقارير
أهم العناصر الواجب مراعاتها عند إعداد التقارير يتعلق بأعمال المؤسسة :-
1- سرد الحقائق الرقمية بدقة وأمانة .
2- طرح المشكلات كما هي دون تحيز من طرف معد التقرير
3- الدقة والوضوح في صياغة اللغة والقواعد
4- الاختصار ما أمكن دون الإخلال بموضوع البحث
5- بداية التقرير بمقدمة
6- ذكر الأهم فالمهم تباعا
7- ضرورة فهم المتلقي وتكيف التقرير تبعا لذلك بهدف الوصول للقرار الفعال
8- استخدام الرسوم البيانية والإيضاحات والجداول ما أمكن ذلك
9- ذكر مصادر المعلومات والمراجع
10- وضع حلول أو بدائل
11- ختم التقرير بالخلاصة والتوصيات
أهم العوائق التي قد تقف أمام معد التقرير :
1- صعوبة الحصول على الحقائق الرقمية
2- ضيق الوقت المتاح لإعداد التقرير
3- عدم تعاون جهات الاختصاص في تقديم المعلومات
4- عدم فهم الغرض الرئيسي من إعداد التقرير
5- اختلاف ثقافة معد ومتلقي التقرير
6- عدم القدرة على الاختصار
7- ضعف وركاكة أسلوب معد التقرير .
طرق التغلب على معيقات إعداد التقرير
1- اخذ ملاحظات مباشرة من الجهة المقترح إعداد التقرير لها
2- طلب تخصيص الوقت الكافي اللازم لإعداد التقرير
3- عمل مسودة ( draft) أولي والتعديل عليه
4- تقوية اللغة والقواعد بالاطلاع
5- استخدام التقنية الحديثة ( الحاسوب) في إعداد التقرير
6- البعد قدر الإمكان عن الإسهاب ( الإطالة ) في الشرح تفاديا للوقوع في الخطأ.
7- بيان اوجه القصور في التقرير ووضع المدير في الصورة .