التكنولوجيا هذه الكلمة الواحدة التي تخفي بين أحرفها عدد ضخم جداً من التقنيات وهي تدخل في كل مجال من مجالات الحياة والعمل، وقد أصبحت تتمتع بسوق ضخم وواسع أدى بنا إلى حيرة كبيرة عند اختيار أي جهاز تقني حديث.
هذا إضافة إلى الإعلانات المُبالغ فيها في بعض الأحيان والتي تزيد من حيرتنا.
فكيف الحال في مجال الأعمال إذا كانت لدينا تقنيات سيئة أو دون المستوى المطلوب.؟؟ هذا بالطبع سيؤدي إلى تعطيل في العمل وبالتالي إلى خسائر أكيدة.
من هنا كان لابد من وجود معايير وأسس نستطيع من خلالها أن نتعامل وأن نختار هذه التقنيات الحديثة والتي تتطور ـ ودون مبالغة ـ كل ثانية.
أما الإدارة فهي علم وفن ومهارة، فإذا اجتمعت هذه المقومات استطعنا القول أن هناك إدارة جيدة. أما إذا تظافرت هذه المقومات مع المفهوم الصحيح للتعامل مع التقنيات الحديثة وتكنولوجيا المعلومات فمن البديهي القول أنه أصبح لدينا إدارة رائدة تتمكن من الوصول بأي شركة أو مؤسسة أو... إلى أفضل المراتب.
وسنتعرض في هذا البحث المتواضع إلى أهم التطبيقات في تكنولوجيا إدارة الأعمال التي يمكننا الاستفادة منها على أرض الواقع ضمن هذه الثورة الكبيرة في عالم تكنولوجيا المعلومات سأتكلم بشكل مفصل عن:
· التجهيزات الحاسوبية وملحقاتها والتعامل معها.
· كيف نختار البرامج الخدماتية.
· حماية الأجهزة والمعلومات.
· التعامل مع البريد الإلكتروني.
· كيفية الاستفادة من الانتشار الواسع لشبكة الانترنيت.
التجهيزات الحاسوبية وملحقاتها والتعامل معها
لابد لنا في البداية من تقييم حاجاتنا ومعرفة ماذا نريد بالضبط من هذه التكنولوجيا. فالجهاز* الخاص بأعمال التصميم الدعائي مثلاً يجب أن يتميز بمواصفات تختلف عن الجهاز الخاص بالأعمال المكتبية. من هنا نرى أنه من الضروري معرفة المهمة الخاصة والأعمال المنوطة بكل جهاز وبدقة حتى نستطيع أن نحدد المواصفات الأفضل وألا يكون هناك زيادة أو نقص في هذه المواصفات مُبالغ فيهما.
ولا أريد أن يُفهم من كلامي أن جهاز الأعمال المكتبية هو جهاز بسيط بل على العكس يجب أن يتمتع هذا الجهاز بإمكانيات عالية بالنسبة لتخزين البيانات وكذلك الوثوقية في الأداء لأن كافة قواعد البيانات الخاصة بالعمل ستكون مخزنة عليه.
إضافة إلى أن هناك أيضاً فوارق في المواصفات بين الأجهزة المكتبية وذلك تبعاً للنشاطات التي يقوم بها كل جهاز ولن أدخل في المواصفات التفصيلية لكل جهاز وذلك بسبب التطور المذهل والمتسارع في الصناعات التكنولوجية ولكن يمكنني القول وبشكل عام بأن هذه الأجهزة يجب أن تتمتع بقدر كافي من الجودة والضمان وسنتحدث عن ذلك في قسم لاحق. ونستطيع التمييز هنا بين عدة مهام لهذه الأجهزة وهي:
· أجهزة تقوم بمهام روتينية متكررة كتلك التي تهتم بالبرامج المحاسبية البسيطة والأمور الإدارية من كتابة تقارير وما شابه.
صحيح أن هذه المهمة قد تبدو في ظاهرها بسيطة وقليلة الأهمية إلا أنها في الواقع هامة جداً بقدر التقارير التي تقوم بإنجازها فهي في أغلب الأحيان تعتبر العصب الرئيسي في أي منشأة.
· أجهزة للاتصال السريع مع الانترنيت لتوفير سرعة التواصل الدائم مع المتعاملين. فلا يمكن أن نتغيّب عن الميزة التنافسية ونهمل فرص محتملة إذا لم نواكب هذه الميزة. بينما الاتصال الإلكتروني يصبح واسع الانتشار أكثر، الزبائن يصبحون على نحو متزايد لأنهم تعوّدوا تلقي المعلومات بشكل سريع.
هذه الأجهزة مهمة جداً لأنها تعتبر نافذة المنشأة إلى الخارج لذا يجب أن تتمتع بكافة المواصفات التقنية والفنية التي تدعم عملها إضافة إلى التجهيزات الخاصة بالدخول إلى الانترنيت وسنتحدث عن ذلك في قسم لاحق.
· أجهزة الأتمتة وتتضمن المعلومات التي ستساعد في اتخاذ قرارات العمل الأفضل.
إنشاء واستعمال قواعد البيانات يمكن أن يساعد أفضل في إدارة الأعمال.
هناك أنوع مختلفة من برامج قواعد البيانات المتوفرة. كبرامج Microsoft Office التي تتضمّن قاعدة بيانات يمكن برمجتها.
البيانات الرئيسية القياسية حول الزبائن ستساعد في الوصول السريع إلى المعلومات الصحيحة عندما نتعامل مع الزبائن.
وهناك الكثير من الأمثلة التي تتعلق بقواعد البيانات وما يهمنا هنا هو أن تبقى قاعدة البيانات حديثة ودقيقة.
ويجب الأخذ بعين الاعتبار النقاط التالية عند شراء التجهيزات:
1. الجهاز الأحدث قد لا يكون الأفضل. قد يبدو هذا الكلام غريباً بعض الشيء ولكني سأذكر تجاوزاً بعض المواصفات وذلك للمقارنة. فهل يمكن أن أختار معالج لجهاز مكتبي ذو سرعة 3GHgz ومع ذاكرة تسريعية 512Mb . هذا المعالج سيكون أكبر بكثير من المهام المطلوبة إضافة إلى أنه بحاجة إلى أجزاء متممة متوافقة من حيث السرعة وهذا بالتالي سيؤدي إلى ارتفاع سعر الجهاز بشكل كبير. هذه من أهم النقاط التي يجب علينا أن نتعامل معها بدقة حتى نستطيع الوصول إلى جهاز مناسب ومتوافق وبسعر جيد ومعقول. لذا يجب علينا وكما ذكرت سابقاً أن نحدد مدى الحاجة للجهاز وحجم المهام المطلوبة منه.
2. التعامل في الشراء من خلال شركات أو مكاتب معتمدة وموثوقة وتتمتع بسمعة جيدة.
3. فترة الضمان المقدمة من الشركات للتجهيزات.
4. دراسة الكاتالوجات الخاصة بالتجهيزات ومقارنتها بالأسعار والخدمات.
5. خدمات الصيانة الدورية والوقائية والحالات الطارئة المقدمة من الشركات أو مراكز البيع المعتمدة.
6. العمل لتحقيق المعادلة الصعبة وهي أفضل وأنسب المواصفات والخدمات بأقل سعر ممكن.
كيف نختار البرامج الخدماتية
هناك عنصران مشتركان يلعبان دوراً كبيراً في إبقاء الجهاز يعمل بشكل كفء، العنصران هما: البرامج ومحطات العمل القياسية.
أما محطات العمل أي الأجهزة فقد تكلمنا عنها وسنتابع الكلام عنها بشكل متواصل في الأقسام الأخرى من هذا البحث.
أما البرامج فهنا بيت القصيد وإن استعمال البرامج المناسبة لأعمالنا هو الذي سيؤسس لنا ركيزة هامة جداً للبيانات والمعاملات مع الزبائن والموردين و...
لذا يجب أن نتأكد من أننا نمتلك البرامج الصحيحة لإنجاز العمل. على سبيل المثال، بالرغم من وجود برنامج الـ Excel والذي كما نعلم يمكننا من القيام بأعمال المحاسبة، ولكن وجود برامج متخصّصة بالمحاسبة ستجعل الأمر أكثر سهولة لمعالجة مهام أكثر تقدماً وتولّد تقارير إدارية مفيدة.
وهنا لابد من التنويه بضرورة وجود كادر مدرب ومتخصص في التعامل مع الأجهزة بشكل عام ومع البرامج المختلفة والتي يعتمد عليها العمل بشكل خاص.
وأهم النقاط التي يجب أخذها في عين الاعتبار عند اختيار البرامج وهي:
1. البرامج الأقوى قد لا تكون الأفضل. لذلك يجب معرفة الحاجة الفعلية للبرامج المطلوبة ودراستها بشكل جيد.
2. من المستحسن الحصول في البداية على نسخة تجريبية من البرنامج المطلوب وذلك عن طريق الشركة الأم أو وكيل معتمد. وذلك لدراستها ومعرفة مدى مطابقتها للمهام المطلوبة منها.
3. التعامل مع النسخ الأصلية من البرامج المختارة.
4. الخدمات المقدمة من الشركات ومراكز البيع (خدمة ما بعد البيع).
5. مدى وثوقية تسجيل البيانات الخاصة بالبرامج ومستويات الحماية والسرية.
6. مدى قابلية هذه البرامج للتحديث والتطوير.
7. مقارنة الأسعار وهل التحديث للبرامج يتطلب مبالغ إضافية.
8. سمعة الشركة أو مركز البيع المعتمد.
حماية الأجهزة والمعلومات
من المهم بطبيعة الحال المحافظة على الأجهزة والمعلومات التي بداخلها سليمة وذلك حتى نتمكن من القيام بأعمالنا على نحو مريح وموثوق وحتى نصل إلى هذه الحالة يجب علينا إتباع التوصيات التالية:
· يجب علينا أولاً أن نقوم بدراسة عامة تشمل عدة نقاط أهمها: حجم البيانات الموجودة ومدى أهميتها وبالتالي فمن الضروري جداً إجراء نسخ احتياطية عنها ووضعها في مكان آمن وذلك بشكل يومي أو أسبوعي حسب تجدد البيانات إضافة إلى الاعتماد ـ كما ذكرنا سابقاً ـ على البرامج المجربة والموثوقة والمتوافقة مع الأجهزة ومتطلبات العمل.
· ضرورة الأخذ بعين الاعتبار أن تكون الأجهزة بحالة جيدة وأن تكون كافة التجهيزات من مصادر موثوقة وتتمتع بالخبرة والصيانة السريعة فإن تعطيل التجهيزات سيؤدي حتماً إلى التباطأ في العمل إضافة إلى الخسائر التي يمكن حدوثها وكما يقال فدرهم وقاية خيرٌ من قنطار علاج. من هنا نجد أن الصيانة الدورية والوقائية للأجهزة خير من الانتظار إلى حين وقوع الكارثة ومن ثم التفكير في حلول. ومن المتعارف عليه أن أهم خطر يتهدد الأجهزة هو التيار الكهربائي ومشاكله عديدة لذا يجب التأكد بشكل دائم من التجهيزات الكهربائية المرتبطة بالأجهزة وصيانتها بشكل دائم إضافة إلى حتمية وجود وحدات عدم انقطاع (UPS) وذلك حفاظاً على التجهيزات والبيانات.
· هناك أخطار لا تقل أهمية عن مشاكل التيار الكهربائي وهي الفيروسات التي أصبحت ترعب الكثيرين من المتعاملين وهي قد تسبب في كثير من الأحيان مشاكل كبيرة للأجهزة وللبيانات على حدٍ سواء وليس بخافٍ على أحد ما فعله فيروس شيرنوبل ... لذا فمن الضروري بل والحتمي وضع برامج مضادة للفيروسات على الأجهزة والتأكد بشكل دائم من تحديثها عبر الانترنيت لنضمن بذلك تجنب المشاكل الكبيرة التي يمكن أن تسببها تلك الفيروسات. أما الخطر الأهم وهو خطر بشري يكمن في بعض الموظفين الساخطين على العمل أو... هؤلاء يشكلون مشكلة كبيرة للنظام حيث يمكن أن يقوموا بأي أعمال تخريبية تؤثر على النظام من هنا علينا مراقبتهم بشكل دائم وهذا صعب إلا أنه ممكن من خلال الاحتفاظ بسجلات خاصة بكل جهاز والأعطال التي يتعرض لها... وبذلك نتمكن من تحليل المشاكل المتكررة ودراسة أسبابها والحد من عبث هذه الفئة من الموظفين.
· من الضروري توفير البيئة المناسبة والجو الخارجي الملائم للعمل أي موقع المكتب أو الشركة يلعب دوراً هاماً في هذا المجال فمن المستحسن اختيار المكتب في مكان نظيف لا يحتوي على غبار أو ما شابه لأن الغبار عدو للأجهزة بشكل عام والإنسان أيضاً. وبما أننا قد لا نستطيع تغيير بيئة العمل أو المكتب فمن الضروري الأخذ بعين الاعتبار أن تكون المنافذ مغلقة بشكل محكم وأن نضاعف جهود الصيانة الوقائية الدائمة للأجهزة.
· في النهاية يجب دراسة المشاكل المتكررة ومعرفة أسبابها والعمل على عدم تكرار هذه المشاكل وذلك من خلال توصيفها وتحليليها وبذلك نستطيع أن نصل إلى نظام متكامل آمن بمعنى الكلمة.
التعامل مع البريد الإلكتروني
ضمن هذه الثورة الكبيرة في تكنولوجيا المعلومات كان المحرك الرئيسي لها هو الانترنيت والبريد الإلكتروني فبعد أن كانت المراسلات تستغرق أسابيع أو أشهر أحياناً أصبحت الآن تتم في دقائق بل ثواني. ولن أتحدث هنا عن مزايا البريد الإلكتروني لأنها معروفة للجميع إلا أني سأتكلم عن ارتباط هذه الميزة العظيمة (البريد الإلكتروني) بالعمل وكيفية تسهيله للمهمات المختلفة في مجال الأعمال. فمن الضروري في البداية أن يكون لدينا لكل المتعاملين البريد الإلكتروني الخاص بهم ويمكننا من خلال ذلك التواصل بشكل دائم وسريع مع الموردين والعملاء المحتملين والزبائن وهذا يسهل العمل ويوفر الجهد والمال إضافة إلى إمكانية عقد أهم الأعمال والصفقات عبر البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى اللقاءات والمشاورات وحتى السفر.
أما على المستوى الداخلي فكما ذكرنا يمكننا البريد الإلكتروني من التواصل السريع مع كافة المتعاملين وإرسال النشرات الدعائية والفواتير وكل ما يلزم من خلاله وهذا يجعلنا نتواصل أسرع وأدق مع إمكانية المتابعة.
كيفية الاستفادة من الانتشار الواسع لشبكة الانترنيت
في ظل هذا الانتشار الواسع لشبكة الانترنيت لابد لنا من الاستفادة من ذلك كونها الآن تغطي كل أنحاء العالم وسأذكر بعض النقاط الهامة لأي منشأة كيف تستفيد من هذه الشبكة العالمية:
· للتعامل مع الانترنيت لا بد لنا من تجهيزات خاصة تمكننا من ذلك. ولكن الأهم هو اختيار نوع الاتصال ومزود الخدمة وهذا يعود إلى الخدمات التي يقدمها مزودو الخدمة والتكاليف والميزات الخاصة بكل منهم لذا يجب علينا دراسة هذه النقاط بشكل جيد وعملي للوصول إلى المواصفات والخدمات الأمثل.
· لابد وأن يكون لكل شركة أو منشأة موقع خاص بها على الانترنيت فهذا يحقق عدة مزايا أهمها الإعلان الدائم عن منتجات أو نشاطات هذه المنشأة والتعريف بها، إضافة إلى أنه يعطي طابعاً من الوثوقية والوقار.
· ويسهل التعامل فالجميع يمكنهم معرفة أهم المنتجات أو النشاطات للمنشأة من خلال الموقع بالإضافة إلى إمكانية حجز وتسجيل طلبات الزبائن بشكل إلكتروني ومباشر وهذا ما ندعوه بالتسوق عبر الانترنيت. ولا نستطيع هنا أن ننكر المنافع الكبيرة للتسوق عبر الانترنيت، ولا ننكر أيضاً مساوئ ذلك إلا أن هذا ليس مجال بحثنا هنا.
· يشكل الموقع على الانترنيت إعلاناً دائماً للمنتجات وذلك دون أي تكاليف إضافية كما يمكن تعديل أو إضافة الإعلان في أي وقت.
· محركات البحث في الانترنيت تمكننا من معرفة المعلومات التي قد تساعدنا إما في العمل أو في مجال التجارة والمنافسة أو بإيجاد مصادر جديدة للتسويق.
· ولا بد لنا من تقييم الموقع الخاص بنا من عدة نواحي أهمها تكاليف الموقع وتجديده ومتابعته ـ العائدات المتوقعة من الموقع ـ مدى ملائمة الموقع لحاجات وتطلعات المنشأة.
· الأمن مهم جداً على الانترنيت منعاً من أي تجاوزات أو اختراقات أو عبث بالبيانات والأمن الإضافي يتطلّب أنظمة خاص تربط إلى الإنترنت لتحقيق الأمن والأمان الأمثليين.
في النهاية أرجو أن أكون ألقيت ولو ضوء بسيط على كيفية تطبيق التكنولوجيا في مجال الأعمال وإدارتها وقد حاولت جاهداً أن يكون هذا البحث المختصر مدخل بسيط إلى مفهوم ضخم وهو تكنولوجيا إدارة الأعمال.
أرجو ممن يدعون بأني أنقل المواضيع من النت أن يعطوني مصدر هذا البحث ولهم مني كل الشكر
