عرض المشاركات
16
منتدى العلوم الإدارية / في المحاسبة المالية ونظم المعلومات
« في: يونيو 11, 2008, 09:37:15 مساءاً »بسم الله الرحمن الرحيم
'> في البداية أشكر الجميع على عدم المرور وبدون مؤاخذه أوك.......................
وعلى عدم التوقيع و أتسائل ما هذا الخمول وعدم التفاعل وأجيب بنفسي إحتمال الأيام هذه إمتحانات و الخبرة مشاغي]]]]]]]]]]]]]]]]]ل
على العموم :
سأحول الإجابة عليها بنفسي
ولو في تصحيح أو إضافة صححوا أو أضيفوا أتفقنا ok
بسم الله الرحمن الرحيم
س1 يقوم نظام المحاسبة المالية على إتباع مجموعة من المبادئ المحاسبية المتعارف عليها ماهي الحكمة من إتباع هذه المباديء ؟
المبادئ المحاسبية
1- مبدأ التكلفة التاريخية: إن التكلفة التاريخية لأي أصل تمثل الشراء مضافاً إليه كافة المصروفات المدفوعة حتى يصبح الأصل جاهزاً للاستخدام.
2- مبدأ تحقق الإيرادات: الإيرادات تتحقق عند البيع وتقاس بالقيمة النقدية وأن الإنتاج الذي لم يتم بيعه خلال الفترة المحاسبية يتم تقويمه بثمن تكلفته التاريخية وذلك لأغراض حساب الربح.
3- مبدأ مقابلة المصروفات بالإيرادات: ويقوم هذا المبدأ على ربط المصروفات بالإيرادات التي حققتها ليتم الوصول إلى صافي الربح العادي.
...................................
س2 : ما هي خطوات الدورة المحاسبية لتجهيز البيانات في نظام المحاسبة المالية ؟
ثالثا:- الفرضيات و القواعد المحاسبية المعتمدة المفروض مراعاتها في أي نظام محاسبي
1- سهولة الفهم:-
يتم تعتمد المؤسسة في بناء المنهاج المحاسبي و إصدار التقارير المالية و البيانات المالية و الإيضاحات المختلفة بحيث تكون سهلة الفهم للمستخدمين و الذين يفترض أن تكون لهم معرفة معقولة بإدارة الأعمال و المحاسبة.
2- وثاقة الصلة بالموضوع:
البيانات المذكورة في الكشوفات و التقارير المالية الصادرة عن دائرة المالية هي ذات صلة وثيقة بمتطلبات المستخدمين فيما يتعلق باتخاذ القرارات.
3- الاعتمادية:
المعلومات المالية و المحاسبية المقدمة من قبل دائرة المالية هي معلومات مالية واقعية ذات فائدة و يعتمد عليها، وهي خالية من الأخطاء المادية او الانحياز كذلك هي معلومات محايدة وكاملة و يمكن للمستخدمين الاعتماد على تمثيلها الصادق.
4- الحيطة و الحذر:-
يجب أن تعتمد المؤسسة سياسة الحيطة و الحذر في تنفيذ عملياتها المحاسبية ففي حالة معالجة الأحداث التي تحيطها الشكوك، يتم اتخاذ التدبر والحيطة. التدبر هو أخذ درجة من الحذر في اتخاذ القرارات اللازمة للقيام بالتقديرات المطلوبة في الأحوال المحاطة بالشكوك.
وفي هذا السياق فإن التدبر يقضي بأن تكون الإيرادات والفوائض غير متوقعة ولكنها تكون كذلك فقط لدى تحقيقها، وبالمثل عدم تضخيم قيمة الأصول والدخل وتقليل قيمة الالتزامات والمصروفات، ومع ذلك يجب فإن ممارسة التدبر تؤدي الى إخفاء الاحتياطيات او المبالغة في تقدير المخصصات.
5- خاصية المقارنة:
البيانات المالية الصادرة عن المؤسسة تمتاز بأن يجب المستخدمون لها قادرين على مقارنة البيانات في أي وقت واحتسابها وإعداد التقارير عنها بطريقة متسقة في الوحدة المحاسبية وفي كل الأوقات، و لا تكون خاصية المقارنة عائقاً لتطبيق المعايير المحاسبية المعتمدة.
رابعا :-الأسس و المعايير المحاسبية المطبقة
1- أساس الاستحقاق والأساس النقدي
يجب أن يكون واضح في أي نظام محاسبي من البداية النهج الذي تتبعه المؤسسة في قيد العمليات هل هو أساس الاستحقاق أم الأساس النقدي وهناك فرق كبير بين الأساسين حيث إنه في الأساس النقدي تسجل الأموال المستلمة أو المصروفة في السنة المالية التي يتم فيها استلام أو دفع الأموال وتوريدها إلى الصندوق في حين أنه على أساس الاستحقاق تحمل ا لسنة المالية الإيرادات أو المصروفات التي تخصها وذلك بإقفالها في حسابات الأرباح والخسائر أما الإيرادات التي تخص سنوات لاحقة فهي تدور للسنوات اللاحقة من خلال إظهارها في الميزانية.
2- سياسة الإفصاح
يجب أن يعد الحساب الختامي للمؤسسات بشكل عام بما يضمن الإفصاح عن المعلومات الهامة والجوهرية المطلوبة منها وفقا لمعايير المحاسبة الدولية أو وفقا لما يطلب منها في قوانين الدولة التي تتبع لها مثل تعليمات البنك المركزي بالنسبة للبنوك والشركات المالية و شركات الصرافة و تعليمات قانون التجارة بالنسبة للشركات وغيرها و بشكل عام يمكن تحديد عملية الإفصاح بالأمور الرئيسية التالية :-.
أ- السياسات المحاسبية المستخدمة في إعداد الحساب الختامي.
ب- معدل الاستهلاك المتبع في استهلاك الأصول الثابتة.
ج- القيم التي تظهر بها الاستثمارات هل هي القيمة السوقية ، القيمة الدفترية.
د- توضيح أية عملية إعادة تقييم تمت للأصول الثابتة والنتائج التي نتجت عنها .
هـ- ذكر أية رهونات على الأصول أو الأوراق المالية
و- سياسة المؤسسة في استثمار الأموال المودعة في البنك ومعدل الفائدة الذي تحصل عليه
=خامسا :الخطوات والعناصر الرئيسية لتجهيز للنظام المحاسبي في دائرة المالية
1- منهاج محاسبي (دليل حسابات )
يجب أن يراعي في تصميمه السهولة بحيث يتم إعداد التقارير و القوائم المالية بسهولة و تكون أسماء الحسابات واضحة للجميع و موحدة عند جميع الادارات والفروع او الشركات التابعة او الدوائر الحكومية التابعة و متفقة مع حسابات الموازنة العامة و اشتمال الدليل على حسابات مراقبة (حسابات إجمالية ) Control Accounts والفصل الواضح بين العناصر الإدارية والرأسمـالية من نفقات وإيرادات وتضمين الـدليل نظاماً دقيقاً لترقيم الحسـابات Coding System بما يكفل السرعة والاختصار ويساعد على تسهيل استخدام أنظمة المحاسبة الآلية.
وكذلك يجب أن يراعى في تصميمه تيسير إعداد القوائم المالية بأقل جهـد وكلفة ممكنة، ويتضمن الحسابات اللازمة والكافية لتمكين الإدارة من أداء مهمتها الرقابية عل العمليات واستخراج النتائج. أضف إلى ذلك إعطاء كل حساب مدلوله الدقيق الواضح، ووجود تعليمات واضحة لما يجب تضمينه تحت كل بند أو حساب.
و يقدم دليل الحسابات الهيكل الأساسي للأستاذ العام في النظام المحاسبي، وإعطاء فكرة عن شكل البيانات المالية، ويتضمن دليل الحسابات المستخدم من قبل المؤسسة نوعين من الحسابات لهما خاصية الموازنة الذاتية. وذلك نتيجة لاستخدام نظام محاسبة الاعتمادات والالتزامات، والنوع الأول هو حسابات المالكين والنوع الثاني هو حسابات الميزانية. ويتضمن الدليل الأصول والالتزامات والإيرادات والمصروفات والاحتياطيات، وفيما يلي دليل حسابات مقترح مطبق في إحدى المؤسسات بحيث يتضمن نوعين من الحسابات، حسابات المالكين وحسابات الميزانية وكلاهما ذاتي الاتزان، ويتكون رقم الحساب من 34 رقما موزعا بين ثمانية قطاعات وكما يلي:
القطاع عدد الأرقام التفاصيل
الصندوق 2
الدائرة 7 3 الدائرة
4 لمركز التكلفة
مجموعة الميزانية 1
اسم الحساب 6 1 لطبيعة الحساب
5 للبند الحسابي
رقم المشروع 10 2 للدائرة المنفذة
1 للقسم
4 للمشروع
2 للمشروع الفرعي
1 للبند
النشاط 4
الموقع 3
الطريقة 1
الإجمالي 34
2- مجموعة متكاملة من الدفاتر والسجلات و الكشوفات المستندات (في معظمها يجب أن تكون آلية ومجموعة من المستندات تفي باحتياجات المؤسسة والمؤسسات أو الإدارات التابعة لها).
حيث يجب أن يراعى في تصميم هذه السجلات و الكشوفات و المستندات البساطة والوضوح حتى يسهل فهمه على من يستعمله من موظفي المؤسسة. كما يجب أن يراعى في تصميم المستندات و الكشوفات سوءا اليدوية او المتوفرة على نظام المالية الآلي كافة استخداماته المحتملة حتى نقلل من تغيير النماذج كل حين. كما يجب أن يراعى في تصميمه ما يكفل تحقيق رقابة داخلية فعالة في المراحل التي يمر فيها المستند.
3- التقارير المالية .
يجب أن تقوم المؤسسة بإصدار تقارير مالية وفقا لمتطلبات التقارير الرسمية لكل قسم وللمستخدمين النهائيين، وتتضمن هذه التقارير معلومات مشابهة ولكن عرضها قد يختلف لاستيفاء متطلبات معينة لأغراض المطابقة او للعلم فقط ، ومن أهم المصادر التي يتم منها استخراج التقارير المالية عنصرين نحتاج للتفصيل بهما في هذا الدليل وهما ( الأستاذ العام ، الحساب الختامي ) .
3-1 الأستاذ العام :
يقوم نظام الأستاذ العام بجمع وحفظ البيانات المحاسبية والمالية المتعلقة بالأصول والالتزامات والإيرادات والمصروفات ، وبالتالي يعتبر المرجع المركزي لمعظم البيانات المالية للمؤسسة. يتم حفظ البيانات في نظام الاستاذ العام على أساس الاعتمادات وتستخدم لأغراض التخطيط والرقابة على نشاطات المؤسسة. وبما ان متطلبات التخطيط والرقابة تتغير باستمرار فإن نظام الأستاذ العام يجب أن يقدم درجة غير عادية من المرونة لإعداد التقارير وذلك لمقابلة المتطلبات المتغيرة.
3-2 الحساب الختامي:-
و فيما يلي أهم التقارير التي تصدر للإدارة العليا نظرا لأهميتها وشموليتها.:-
- ملخص ميزان المراجعة.
- الميزانية.
- كشف الدخل والمصروفات.
- تقارير الرقابة على الميزانية ( تحليل الاختلافات والتقارير المقارنة ).
- تقرير كشف التدفقات النقدية.
سادساً:- دورات محاسبية مستنديه تحقق رقابة فعالة
يجب أن تكون الدورة المستندية المحاسبية في المؤسسة متكاملة على الصعيدين الداخلي و الخارجي فعلى الصعيد الداخلي يتم انتقال المستندات داخل المؤسسة بما يضمن أعلى مستويات الرقابة قبل تنفيذ المستندات و ترحيلها على الحسابات العامة وعلى الصعيد الخارجي يتم انتقال المستندات بين المؤسسة والجهات ذات العلاقة وفق دورة مستندية محكمة تضمن سرعة و دقة انتقال هذه المستندات.
كما إن المؤسسة يجب أن تقوم بإقفال دفاتر الحسابات على أساس دوري، شهريا وسنويا، والغرض من إقفال الدفاتر الحسابية هو تمكين الإدارة العليا من الإطلاع على الأداء المالي الفعلي للمؤسسة بالمقارنة مع الميزانية، كما تهدف الى التأكد من اتساق وصحة البيانات المحاسبية بالمؤسسة.
ويفضل أن تقوم المؤسسة بإجراء المطابقات التالية:
* مطابقة حسابات البنوك.
* مطابقة الالتزامات الشهرية.
* المطابقة مع الدوائر المنفذة.
* مطابقة / إقفال صناديق النثرية / الحسابات المصرفية المستخدمة كصناديق نثرية محليا وخارجيا وذلك لأغراض قطع النفقات.
* مطابقة النظام المساعد للمدفوعات مع الأستاذ العام.
* مطابقة نظام إدارة النقد مع النظام المالي.
* مطابقة نظام محاسبة القروض مع النظام المالي.
* مطابقة نظام محاسبة العقود مع النظام المالي.
..................................
س3 : يتم تصميم نظم المعلومات المحاسبية في فترات زمنية معينه لها من السمات والخصائص ما قد تجعلها تختلف في كثير من الحالات عن سمات وخصائص الفترات المستقبلية فما هي الأسباب التي تؤدي الى تعديل نظم المعلومات المحاسبية ؟
الأسباب التي تؤدي الى تعديل نظم المعلومات المحاسبية فهي من وجهة نظري العيوب الناتجة من إستخدام هذا النظام ممثل بالحاسوب وبرغم المزايا التي أضافتها الحاسبات الآلية لنظام المعومات إلا أن التكنولوجيا تبقى كما يقال "سلاح ذو حدين" لها جانب ايجابي و أخر سلبي ، و من بين سلبيات اعتمادها في نظم المعلومات المحاسبية والتي تؤدي الى التعديل في نظام المعلومات المحاسبي ما يلي:
1-اختفاء السجلات المادية: في ظل التشغيل الإلكتروني لنظم المعلومات المحاسبية تتم عملية التسجيل و حفظ البيانات باستخدام النبضات الإلكترونية في الذاكرة الرئيسية للحاسب أو على أقراص ممغنطة و مضغوطة يستحيل على الإنسان قراءتها و الوحيد القادر على القراءة هو الحاسب و بالتالي أصبحت البيانات المحاسبية غير مرئية .
عدم وجود سند جيد للمراجعة: و يقصد بسند المراجعة عملية تتبع البيانات و العمليات من مصدرها و صولاً إلى نتائجها النهائية أو العكس ، بمعنى البدء من النتائج النهائية للعملية و الانتهاء بمصدرها "و مع التشغيل الإلكتروني لنظم المعلومات المحاسبية لا يتحقق هذا الأمر بسبب غياب السندات المادية الملموس التي من مميزاتها السماح بتتبع العمليات و مراجعة كل البيانات من أجل التحقق منها ، و النظم الإلكتروني لا تمكن من ذلك لأن كما سبق الذكر أن البيانات مخزنة في مستندات غير مرئية على شكل و حدات إلكترونية لا يستطع قراءتها إلا الحاسب بالبرامج المخصصة لها .
*سهولة الغش و ارتكاب جرائم الحاسب: يقصد بالغش و جرائم الحاسب في مجال الحاسبات الإلكترونية التلاعب في برامج الحاسب من خلال التلاعب في ملفات البيانات ،التشغيل ، المعدات و يؤدي ذلك إلى إلحاق خسائر بالتنظيمات التي يقع الغش في مجال استخدامها للحاسبات.
* فيروسات الحاسب : إن لفيروسات الحاسب أثر سلبي مباشر على ذاكرة الحاسب التي قد تودي به إلى فقدان كل الذاكرة أو تلف البيانات المخزنة بشكل كلي أو جزئي ، مما يوثر على عمل نظام المعلومات المحاسبي و ذلك كله بسب تحول السجلات و الدفاتر من دفاتر مادية يستطيع أي شخص قراءتها إلى ملفات رقمية مخزنة في ذاكرة الحاسب الوحيد القادر على قراءتها هو الحاسب نفسه فإذا أصيبت هذه البيانات بفيروس معناه عطب النظام أو فساده مما يحمل المؤسسة تكاليف باهظة في بعض المرات .
• التغيرات التي تطرء علىالعمل إيجابيا وتطور المنشأه وظهور أنظمة أكثر تطورا
• إختراق النظام المعلوماتي و إمكانية عدم وجود المستندات الأصلية، وإمكانية إدخال عملية غير مصرح بها من قبل شخص غير مخول بالدخول
• من ناحية التشغيل : عدم قدرة الآلة على الحكم على النتائج ،ف نظم المعلومات ممثل بالحاسوب آلة صماء تنفذ حرفيا ما هو موجود بالبرنامج . فقد تحدث مفارقات غير مقبولة في المدخلات ، فقد تسجل نفقة بقيمة 2000 دولار بدلا من 20 دولار، وهذا غير وارد في حالة التسجيل اليدوي من قبل الموظف .
• عدم إمكانية الفصل بين المهام وتركيزها داخل نظم المعلومات ممثل بالحاسوب .
• وكذلك من العيوب هو إمكانية وجود مصادر جديدة للأخطاء تتمثل في أخطاء التدقيق المنطقي حسب تعليمات البرنامج .
• من ناحية التخزين : عدم القدرة على رؤية السجلات ومسارات المراجعة ، فهذه البيانات يتم تخزينها على وسائل تخزين بطريقة غير مرئية ، وبالتالي لا يمكن التحقق من صحة هذه البيانات .كذلك يمكن تغيير البيانات المسجلة دون ترك أي أثر أو دليل على ذلك.
• نشؤ أخطاء نتيجة خلل برامجي في عملية البرمجة .
• يضا من أسباب التعديل في نظم المعلومات المحاسبية رغبة صاحب العمل بتطوير البرنامج أو تطور المنشأة وإحتياجها الى التعديل في البرنامج
أخيرا : ظهور نظم أكثر تطورا في السوق .
ت
ح ي ا ت ي
ومحبتي للجميع
'> 