كيف نضع جدول الاعمال "الأجندة" خطوة... خطوة
يعد وضع جدول الأعمال( الاجنده) الفاعل من عوامل نجاح الاجتماعات فهي مهمة في إيصال المعلومات المهمة حيث تعرف أعضاء الاجتماع بالموضوعات التي سوف تناقش في الاجتماع، وتحدد من هم المتحدثون ومن سوف يقود النقاش لكل موضوع، وتحدد الوقت المحدد لكل موضوع، كما يمكن الاعتماد عليها واعتبارها قائمة يمكن التاكد من خلالها على المعلومات التى سوف تغطى في الاجتماع.
ومن الأمور المهمة التي تخدم بها الأجندة الحاضرين أنها تعطيهم فرصة لحضور الاجتماع وقد حضروا أنفسهم للنقاشات القادمة لاتخاذ القرارات المناسبة.إضافة إلى منح المشاركين فرصة التركيز على الأهداف التي عقد الاجتماع من اجلها.
كيف نضع جدول أعمال فاعل؟
تعد أنت المسئول عن تخطيط مشروع الاجتماع هذا الشهر. لكن، ماذا عليك انت تفعل؟ خاصة بعد ما فهمت كم هي اهمية جدول الاعمال الفاعل للاجتماع فكرة عن كيفية وضع ذلك الجدول.ان كل ما يحب عليك فعله الان اتباع الخطوات التالية:
1- ابعث بريدا الكترونيا الى المشاركين تخبرهم بأن هناك اجتماعا موضحا فيه غايات الاجتماع والتفصيلات الادارية المتعلقة بالاجتماع مثل زمن ومكان الاجتماع. اطلب من المدعوين أن يردوا قبولا او رفضا للاجتماع. فإذا كان حال ردهم بالايجاب، فأكد عليهم حضور الاجتماع في الوقت المقرر.
2- اطلب من المشاركين فيما اذا كان لديهم طلبات بخصوص مواد الاجتماع، والاتصال بك قبل يومين-على اقل تقدير- من بدء الاجتماع، وكذلك عليهم تحديد المدة الزمنية التي يحتاجونها لعرض نقاشاتهم.
3- حال تسلمك كل ماهو متعلق بجدول الاعمال، عليك عمل خلاصة في هيئة جدول ذاكرا عناوين مواد الاجتماع، ومن سوف يقدم الجدول والوقت. وتاكد من كل مادة في جدول اعمال الاجتماع على انها مرتبطة بشكل مباشر باهداف ذلك الاجتماع. وحال وجود مطلب غير مناسب، عليك تقديم اقتراح لذلك الشخص وعبر البريد الالكتروني او من خلال مذكرة أو ان تقترح عليه مناقشة في اجتماع قادم. ويجب ان تكون واقعيا حال تحديد المدة الزمنية التي سوف تعطى لكل مقدم. واحذر أن تلجا إلى الحشو وتدخل عددا كبيرا من المواد في فترة زمنية قصير كأن تكون ساعة على سبيل المثال. وهنا ملاحظة مهمة جدا ينبغي التنبه لها في تحديدك للوقت فإذا وجدت أن ساعة تكفي للاجتماع فاخبر المشاركين بذلك ولاتزد على الوقت وقتا لأنه إذا امتد الاجتماع الى اطول مما هو معلن، فان الافراد سوف يشعرون بعدم الراحة. وهنا نقول ان من الافضل جدولة مدة الاجتماع لتكون ساعة من النقاش، ومن ثم ينتهي النقاش بعد مرور خمسين دقيقة. وبهذه الطريقة يكون قد توافر لديك مدة عشرة دقائق اضافية.
4-أرسل جدول الأعمال إلى كل المشاركين في الاجتماع قبل يوم واحد من بدء الاجتماع مذكرا المشاركين باهداف ذلك الاجتماع والموقع الذي سوف يعقد فيه، وزمن عقد الاجتماع ومدته. في هذا الوقت، اطلب الى المقدمين فيما اذا كانوا يشعرون بالراحة لترتيبات ما يودون تقديمه، وهل الوقت كاف لذلك التقديم.
5- تذكران أهم مسالة في وضع جدول اعمال فاعل هو الالتزام بما جاء في ذلك الجدول.
