السلام عليكم
اخي الكريم التوحيدي
ارجو ان تفيدك هذه المعلومات
ادارة المشروعات باستخدام برنامج Microsoft Project 2000
أدى استخدام الكمبيوتر إلى ضرورة التطوير المؤسسى والإدارى للمشروعات والنظم المتبعة داخل الشركات وكافة الأنظمة والتركيز على تطويع
العامل التقنى لخدمة العنصر البشرى فى كافة مراحله وأعماله وصقل خبراته وتزويده بالمعلومات اللازمة واستثمارها بصورة سليمة. هذا هو
الإطار العام الذى أردت أن أشير إليه لبيان أن أمر اللجوء إلى برنامج مثل Project2000 نتيجة حتمية لما يسير إليه العالم من حيث تطور
الأنظمة , وبالتالى تطور المؤسسات وطرق إدارتها. إن إدارة المشروعات Project Management هى عملية التخطيط والتنظيم وإدارة
مجموعة من المهام Tasks والموارد Resources لإنجاز هدف Objective محدد فى ظل وجود قائمة من التحفظات Restrictions قد
تكون خاصة بالوقت أو التكلفة Cost أو الموارد.
أما خطة المشروع Project Plan فيتم تقسيمها إلى مراحل رئيسية هى:
1- تقسيم عمليات المشروع إلى مهام يمكن إسنادها إلى من يقومون بها.
2- جدولة هذه المهام لمعرفة تاريخ بداية أو مهمة (والذى يمثل تاريخ بداية المشروع), وتاريخ نهاية آخر مهمة (والذى يمثل تاريخ انتهاء
المشروع).
3- تحديد طرق الاتصال وتبادل المعلومات بين فريق إدارة المشروع.
4- متابعة تنفيذ هذه المهام للتعرف على معدلات الأداء به.
** مثلث المشروع
بالنظر إلى برنامج Microsoft Project تجده لا يغض الطرف عن التحفظات Restrictions التى تحيط بعمليات المشروع. إلا أننا وقبل أن
نقف عند تلك التحفظات, لابد لنا أولا أن نتناول أهم مكونات أى مشروع. هذه المكونات هى الوقت Time, والتكلفة Cost, ونطاق المشروع
Scope .
فلكل مشروع تحفظات خاصة بالوقت, ويملك ميزانية محدودة يتم الصرف منها على المشروع, وكذلك يدور المشروع فى فلك مجموعة من
العمليات لإنجازه. وقد يبلغ المشروع أوج إثارته عند محاولات مدير المشروع الموازنة بين الوقت المحدد والتكلفة المخصصة للمشروع, كل
ذلك وفق إطار عمل محدد مسبقا.
** إنجاز المهام
محدودية الوقت من أهم مميزات أى مشروع يهدف إلى الانتهاء من التنفيذ والانتقال إلى مشروع آخر.
التكلفة Cost
من حيث المبدأ لا تنظر إلى التكلفة على أنها مجرد جنيهات ونقود يتم صرفها بصورة معينة, بل عليك أن تنظر إليها على أنها كافة موارد
المشروع بكل أنواعها سواء كانت عمالة, أو مواد, أو معدات وأدوات يمكن استخدامها لإنجاز العمل بالمشروع.
نطاق العمل Scope
لابد هنا من التفرقة بين نوعين من نطاقات العمل هما :
نطاق المنتج أو الخدمة Product Scope التى تعمل بها, ونطاق المشروع Project scope ككل. ويمكنك القول إجمالا بأن نطاق
المشروع هو دراسة مدى تطبيق هذا المشروع أو المنتج الذى يعمل به.
** تركيب البرنامج على جهازك
لا يختلف برنامج Microsoft Project عن أى من منتجات Microsoft فى خطوات وإجراءات تركيبه. فقط ضع الأسطوانة الخاصة
بالبرنامج بمشغل القرص ليبدأ برنامج التشغيل التلقائى فى العمل وتصفح إمكانات الأسطوانة .
وما عليك إلا أن تنقر الاختيار Install Microsoft Project 2000 بزر الماوس ليبدأ تركيب البرناج بصورة طبيعية.
** مكونات نافذة البرنامج
نعود فنقول إن Microsoft Project لا يختلف من حيث الشكل والهيكل العام عن بقية منتجات وبرامج Microsoft. لذلك تجدنا هنا أيضا
نعاود الحديث عن المكونات التقليدية لنافذته ,بالإضافة إلى المكونات الخاصة به وبالوظيفة التى يؤديها مثل:
أشرطة الأدوات Toolbars, وشريط أنماط العرض Views bar, والمساعدة التلقائية الممثلة فى مساعد Office, وغيرها من المكونات
الطبيعية.
** الانتقال بين أنماط عرض البرنامج
محتوى منطقة العمل فى Microsoft Project يتغير بتغير نمط العرض View Mode الذى تختاره من شريط أنماط العرض الموجود على
يسار شاشة البرنامج. وكما ترى بنافذة البرنامج فإن كل نمط عرض يقوم بالتركيز وعرض محتويات المشروع من مهام وموارد وتخصيص,
ولكن مع التركيز على إحداها أو معالجة الأمر بالصورة التى تتناسب مع وظيفته.
فبالإضافة إلى نقرة الماوس التى يمكنك من خلالها الانتقال إلى النمط المطلوب, هناك أيضا قائمة View التى تتضمن نفس أوامر أنماط
العرض.
ولم ينته الأمر عند أنماط العرض المتاحة لقائمة View, بل هناك الأمر More Views بنفس القائمة, والذى ماإن تختاره إلا وتجد مربعا
حواري ا بنفس الاسم يطلعك على الأنماط الأخرى المتاحة.
فقط انقر العرض الذى يتناسب مع حاجتك ثم انقر الزر لتراه محققا أمامك.
** إنشاء ملف مشروع جديد
فى بادئ الأمر قلنا إن Microsoft Project يركز فى الأساس على عامل الوقت فى كل شئ وخاصة وقت وتاريخ بدء المشروع. قد تعرف
أو لا تعرف تاريخ انتهاء المشروع, إلا أنك لابد وأن تعرف وأنت تعمل على Microsoft Project على الأقل أحد هذين التاريخين, إما أن
تعرف متى سيبدأ مشروعك, أو أن تعرف متى سينتهى. وذلك لأن Microsoft Project بمجرد إدخال أحد هذين التاريخين مع المدة الزمنية
لكل مهمة من مهام المشروع, يقوم هو بحساب التاريخ الآخر.
إلا أننا نفضل أن ت دخل تاريخ بدء المشروع حتى يتسنى للبرنامج بدء كل مهمة بأسرع وقت ممكن, مع إعطاء المستخدم حرية ومرونة
جدولة بقية مهام المشروع.
أما عن إنشاء ملف مشروع جديد فيتم إما باستخدام أحد القوالب Templates المتاحة بالبرنامج أو بواسطة الخطوات البسيطة الآتية:
1- قم بتشغيل البرنامج بالطريقة التى تروقك.
2- انقر الأداة بشريط الأدوات Standard.
يظهر المربع الحوارى Project Information for [Project Name] .
3- انقر السهم المقابل لخانة Start date ليظهر التقويم الشهرى Monthly Calendar وبه تاريخ اليوم كتاريخ بدء افتراضى.
4- انقر الأسهم الأفقية على يمين ويسار التقويم لتختار تاريخ بدء المشروع وفق ا لاحتياجاتك.
5- حدد تاريخ بدء جدولة مهام المشروع من خانةSchedule from .
6 - حدد نوع التقويم المستخدم بالمشروع من خانة Calendar.
7 - انقر لتبدأ أولى مراحل العمل بالمشروع.
** حفظ ملف المشروع
لا فرق بين أن تحفظ ملفا ببرنامج ما مثل Microsoft Word وأن تفعل نفس الشئ ببرنامج Microsoft Project. هى نفس الطرق
والخطوات المتبعة فى أغلب البرامج. يمكنك فى Microsoft Project أن تحفظ ملفاتك بإحدى الطرق الآتية:
- نقر الأداة بشريط الأدوات Standard
- اختيار الأمر Save.. من قائمة File.
- ضغط مفتاحى Ctrl + S .
- ضغط مفتاح F12.
لتأتى جميعها بالمربع الحوارى Save As الذى تقوم من خلاله بحفظ الملف:
- إدخال اسم الملف فى خانة File name بنفس قواعد Windows.
- تحديد المجلد المراد الحفظ به أو إنشاء مجلد جديد.
- انقر الزر لتتم عملية الحفظ.
** المهام Tasks
تعتبر المهامTasks من أهم وحدات بناء المشروع, حيث تقوم بتقديم العمل المفروض إنجازه لتحقيق الأهداف المرحلية أو النهائية للمشروع.
ليس ذلك فحسب, بل تقوم أيضا بتقسيم مراحل العمل بالمشروع إلى الترتيب المطلوب, والمدد المرحلية والإجمالية, وكذلك متطلبات إنجاز
العمل من موراد Resources تشمل المعدات بكافة أنواعها والأدوات المطلوبة.
** خط ارتكاز المشروع Baseline
خط الارتكازBaseline هو مجموعة تقديرات المشروع. التى تشمل المهمة الأولية قبل تعديلها, والمورد, والتخصيص, وتقدير تكلفة المهمة
التى تم إدخالها بخطة المشروع.
** أهمية خط الارتكازBaseline
تنبع أهمية خط الارتكازBaseline من أنه يساعد مدير المشروع على مراقبة مدى تقدم المشروع. وأن التقديرات الأولية الموجودة به يمكنك
استخدامها كمرجع فورى يساعدك على المقارنة الدقيقة بين الوضع الحالى للمشروع وبين المهام والموارد والتخصيصات وتكلفة المشروع
المدخلة مسبق ا إلى خطة المشروع.واستعراض الفروق بين التقديرات المسجلة والبيانات المدخلة فعلا . على سبيل المثال, إذا قمت بإدخال
100 جنيه كتقدير لتكلفة إحدى المهام, وقمت بتسجيل مبلغ 125 جنيه ا, فهناك 25 جنيه ا فرقا فى التكلفة لهذه المهمة.
** الحاجة إلى خط الأرتكاز Baseline
فى الأساس, يقوم مدير المشروع بإنشاء خط ارتكاز بعد وضع خطة دقيقة للمشروع. ولأن خط الارتكاز يقدم النقاط المرجعية التى تقوم على
أساسها بمراجعة التقدم الحقيقى لتقدم المشروع, فلابد له أن يتضمن تقديرات أكثر من دقيقة لمدد المهام, تاريخ بدء وانتهاء المشروع, التكلفة,
وكافة متغيرات ومعاملات المشروع.
** حفظ خط الارتكاز Baseline
بعد أن تقوم بإنشاء خطة المشروع يمكنك اتباع الخطوات الآتية لحفظ خط الارتكاز:
1- افتح ملف المشروع المراد حفظ خط ارتكاز له.
2- اختر الأمر Tracking من قائمة Tools .
3-اختر الأمر Save Baseline من القائمة الفرعية.
يظهر المربع الحوارى Save Baseline .
4- نشط الاختيار Save Baseline
والاختيارEntire project ثم انقر موافق Ok فيقوم خط الارتكازBaseline بحفظ المعلومات الآتية عن كل مهمة:
- تاريخ بدء وانتهاء المهمة.
- المدد الزمنية .Durations
-حجم العمل المنجز بها.
- تكلفة المهمة.
- المهام المقسمة.
- حجم العمل المنجز بمرحلة زمنية.
- حجم التكلفة المستخدمة بمرحلة زمنية.
** تعامل Microsoft Project مع خط الارتكاز
عند حفظ خط ارتكاز للمشروع الحالى, يقومMicrosoft Projec بحفظ كافة معلوماته ضمن محتويات ملف المشروع وليس بملف مستقل,
حيث يقوم البرنامج مثلا بنسخ تاريخ البدء والانتهاء من حقول المشروع إلى حقول خط الارتكاز. مع إمكانية تعديل بيانات خط الارتكاز
لمسايرة تغييرات بيانات المشروع مثل إضافة أو حذف مهام, ليس ذلك فقط, بل يمكنك إلغاء كافة البيانات المخزنة به.
الحفظ التلقائى لخط الارتكاز
فى كل مرة ترغب فى حفظ ملف المشروع يطالعك المربع الحوارى Planning Wizard الذى يسألك عن الرغبة فى حفظ خط ارتكاز من
عدمه. وما عليك إلا تنشيط الاختيار الذى يتناسب مع حاجتك ثم انقر الزر للتنفيذ.
** إلغاء بيانات خط الإرتكاز
عندما تشعر بأنك لست فى حاجة إلى خط الارتكاز المسجل بمشروعك وبياناته, يمكنك اتباع الخطوات الآتية لإلغاء بيانات خط الإرتكاز:
1- اختر الأمر Tracking من قائمة .Tools
2- اختر الأمر ClearBaseline من القائمة الفرعية.يظهر المربع الحوارى Clear Baseline.
3- نشط الاختيار Clear baseline plan ثم انقر الزر .
الفرق بين خط الارتكاز والخطة المؤقتة
سبق وعرفنا خط الإرتكاز أنه مجموعة من البيانات التى تمثل التقديرات الأولية للمشروع بعد الانتهاء من إعداد الخطة وقبل البدء فى إنشاء
ملف المشروع.
أما الخطة المؤقتة Interim plan فهى بيانات المشروع التى تقوم بحفظها بعد بدء المشروع, وتستخدمها لمقارنته ببيانات خط الارتكاز
لقياس مدى تقدم المشروع. الخطة المؤقتة تتضمن فقط تاريخى بدء وانتهاء المهمة.
** إدخال مهام المشروع
سبق الإشارة إلى أن نمط العرض Gantt Chart من أهم أنماط العرض بالبرنامج. وفيه تقوم بإدخال بيانات مهام المشروع . فكما ترى هناك
جدول إدخال بيانات المهام الذى يظهر بصورة تلقائية على يمين شاشة البرنامج, وكل صف من هذا الجدول مخصص لإدخال بيانات مهمة واحدة
ايا كان نوعها أو مستواها.
هذا الجدول يتضمن أعمدة Columns تمثل أسماء حقول جدول بيانات المهام مثل TaskName و Duration. والعمود الأول مخصص لحقل
تعريف المهمة Task ID أما الصفوف فهى صف لكل مهمة. إجمال ا نقول أن جدول المهام بنمط العرض Gantt Chart يقع فى التعامل معه
ما بين جدول بيانات بقاعدة البيانات Access أو ورقة عمل ببرنامج Excel. الأمر الذى يعنى سهولة التعامل معه والانتقال بين مدخلاته.
** إدخال اسم المهمة
أما عن إدخال مهام المشروع فى مجمله عبارة عن مربعات حوارية تملؤها وتحدد بها مواصفات ومعلومات كل مهمة على حدة. وهذا ما
سنقوم به فى الخطوات الآتية:
1- تأكد من فتح ملف المشروع المراد إدخال مهامه.
2- انتقل بمؤشر الكتابة إلى الخلية الموجودة أسفل عنوان العمود الثانى Task Name .
3-اكتب اسم المهمة الأولى ولتكن Project Staff Meeting ثم اضغط مفتاح Enter .
يظهر جدول إدخال مهام المشروع بنمط العرض Gantt Chart .
4- تابع إدخال المهام التالية, ثم اضغط مفتاح Enter بعد كل مهمة منها.
- Project Overview
- Dividing project staff into sub teams
- Set up teams communications
- Set up project procedures and regulations
- Define project stages and phases
- Assign primary tasks to team leaders
- Set and define the project start date
يظهر جدول إدخال مهام المشروع بنمط العرض Gantt Chart.
5- لا تنس حفظ هذه المدخلات باسم مميز.
** المهام الصحيحة للهدف المناسب
يعد تخصيص المهام المناسبة للهدف المناسب من أهم مهارات مدير المشروعات. حيث أنه من المفروض أن تغطى كافة المهام المدخلة كافة
الأعمال المطلوبة لإنجاز العمل وإتمام المشروع وتسليم المنتج النهائى. لذلك, تخيل لو أن مدير المشروع قد أغفل إدخال مهمة ما, أو لم ي
حسن ترتيب مهام المشروع.
** تقدير مدة المهمة
مدة المهمة هى قدر ما ترى من الوقت الذى تحتاجه المهمة لإنجازها. وتنبع أهميتها من أنك تستخلص منها المدة الإجمالية للمشروع من
خلال حساب تاريخ بدء أول مهمة وتاريخ انتهاء آخر مهمة بالمشروع.
وفى واقع الأمر, هناك العديد من الأمور الأخرى التى تؤثر فى المدة الإجمالية للمشروع ,مثل علاقات المهام ببعضها Task
Relationships والعمل خلال أوقات العمل الرسمية أو غير الرسمية, والتى سنوالى الحديث عنها لاحق ا إن شاء الله. ولا تقلق فبرنامج
Microsoft Project يتعامل مع مدة المهمة بدءا من الدقائق وحتى الشهور.
** اختصارات مدة المهمة
العمل على Microsoft Project يتضمن العديد من الاختصارات نسوق إليك فى هذه المرحلة ما يختص بمدة المهمة:
** ضبط تقويم المشروع
يستخدم Microsoft Project المدد الطبيعية المستخدمة فى حياتنا, ففيه تجد الدقيقة تساوى 60 ثانية وكذلك الساعة تساوى 60 دقيقة. إلا
أنه يتيح أيضا تخصيص المدد المستخدمة داخل مشروعك, فقد يكون الأسبوع بالنسبة لك 5 أيام وليس 7 وقد يكون يوم العمل 7 ساعات وليس
8 كالمعتاد. يتم ذلك باتباع الخطوات الآتية:
1- تأكد من تشغيل البرنامج.
2- اختر الأمر Options من قائمة Tools .
يظهر المربع الحوارى Options.
3-نشط التبويب Calendar ليظهر المربع الحوارى Options .
4- عرف البيانات الآتية وفق احتياجاتك وطبيعة نشاط المشروع.
- Week starts on: لاختيار أول يوم بأسبوع العمل. فقد يكون السبت أو الأحد.
- Fiscal starts on: لاختيار شهر بدء السنة المالية.
- Default start time: لادخال ساعة بدء العمل يوميا.
- Default end time: لادخال ساعة انتهاء العمل يوميا.
- Hours per day: لتحديد عدد ساعات العمل باليوم الواحد.
- Hours per week: لتحديد عدد ساعات العمل بالأسبوع الواحد.
- Days per month: لتحديد عدد أيام العمل بالشهر الواحد.
5- حدد اختياراتك ثم انقر الزر Ok .
ملحوظة: اختيارات ضبط التقويم تكون خاصة فقط بالمشروع الحالى, أى أنها غير مطبقة على أى مشروعات أخرى.
إدخال مدة تقديرية
الآن يمكن إدخال مدة تقريبية لكل مهمة من المهام السابق إدخالها . ادخل . وعليه فإنه ووفقا للقياسات المدخلة بتقويم المشروع فإنه يمكنك
إدخال 2d أو 16h وكذلك يمكنك إدخال 1w أو 5d .
ملحوظة (1) :
يمكنك إضافة علامة استفهام لمدة المهمة حتى يتسنى لك ملاحظة المدد التقديرية.
ملحوظة (2) :
إذا قمت بإدخال نفس المدة التقريبية لأكثر من مهمة فسوف يظهر لك معالج التخطيط Planning Wizard يقترح عليك طريقة أسرع لملء
خانات المهام.
تقسيم المهمة إلى مهام فرعية
عند النظر إلى المهمة رقم 7 الخاصة بوضع قواعد وتعليمات العمل بالمشروع تجد أنها تستغرق أسبوعين. ولم كل هذا الوقت. لا تقلق فسوف
نقوم بتقسيمها إلى مهام فرعية ذات مدد زمنية أقصر. فى المثال التالى نقوم بتغيير اسم مهمة ما, تقصير مدتها, إدخال مهمة جديدة بعدها. يتم
ذلك كالتالى:
1- تابع هذه الخطوات على المثال السابق.
2- انقر أول خلية Cell بصف المهمة رقم 7 ثم اختر الأمر New Task من قائمة Insert .
3- قم بإدخال اسم المهمة الجديدة كالتالى: Meeting Project Staff Individually ثم اضغط مفتاح Enter .
4-قم بتغيير مدة هذه المهمة لتكون يومين.
5- انتقل إلى المهمة رقم 8 ثم اضغط المفتاح F2 ليتم إدراج مؤشر الكتابة.
6- استخدم مفتاحى Del أو Backspace لحذف كلمة Primary ثم قم بتغيير مدتها لتكون 3 أيام فقط.
يظهر جدول المهام .
ملحوظة: عند إدراج مهام جديدة يتم تغيير أرقامها التعريفية IDs تلقائيا.
ملحوظة : عند إدراج اسم المهمة أكبر من عرض العمود المخصص لها, يمكن الإشارة إليها بزر الماوس لوهلة من الوقت حتى يتم استعراض اسم المهمة بالكامل.
المصدر
