لا.. لهدر الأوقات
إذا كانت اجتماعاتك غالبا ما تبدأ متأخرة فلقد آن الأوان لأن تنحى باجتماعك بطريقة اكثر جدية وتستثمر كل ثانية من الوقت لتحقيق أهداف الاجتماع، وسواء كنت المنظم أو أحد الحضور، ينبغي عليك احترام أوقات الاجتماعات والالتزام بوقت البداية والنهاية.كما ينبغي عليك أن تتوقع أن يكون الحضور منضبطين ويأتون في الوقت المحدد، وإن لم يحضروا في الوقت المحدد فكن قدوة للآخرين بانضباطك ولا مانع من أن توجه نصحا للمتأخرين وتشعرهم بان تأخرهم يؤثر عليك سلبا وعلى الاجتماع.
إن عدم قبول وتحمل التأخير سوف يمثل معيارا سلوكيا للمجموعة، يجعلهم يقدرون قيمة الوقت ويجعلهم يلتزمون بالوقت المحدد. والقائمة التالية تضم بعض الإرشادات التي سوف تساعدك ومجموعتك للالتزام بالوقت المحدد.
إذا كنت منظم الاجتماع:
• شدد على أن الاجتماع سوف يبدأ في الوقت المحدد، وعلى المشاركين الالتزام بوقت بدء الاجتماع.
• قبل بدء الاجتماع بثلاثين دقيقة، أرسل تذكيرا للمشاركين بموعد بدء الاجتماع، وعليك تشجيع المشاركين للحضور طبقا للوقت المحدد.
• عليك التأكيد على المشاركين من أنك سوف تبدأ الاجتماع في الوقت المحدد مهما كانت الأسباب. وهذا يلزمك بان تكون نموذجا وقدوة في الحضور المبكر.
• أغلق باب حجرة الاجتماع في الوقت المحدد، لانه لا شيء يتسبب بخلق ارباكات كالمشارك الذي يأتي متأخرا ! عليك إلصاق ورقة على باب حجرة الاجتماع تشير فيها إلى وقت بدء الاجتماع. قد يبدو الأمر فظا، لكن هذا يوصل رسالة إلى مدى جديتك في أن تبدأ اجتماعك في الوقت المحدد. وإذا تبين أن المشارك المتأخر لا يقيم وزنا لموعد بدء الاجتماع، فقد يكون من الأفضل ألا يلزم نفسه بالحضور بتاتا.
• اذا بدأت اجتماعك في وقت متأخر نوعا ما، فعليك اختتام الاجتماع في الوقت الذي حدد له، لأنه قد يكون للمشاركين ارتباطات أخرى غير اجتماعك.
• اعمل على إيجاد " حصالة أو صندوق المتأخرين "، وهي عبارة عن إناء يوضع فيه دولارا واحدا مساهمة من المشارك المتأخر عن كل دقيقة تأخير. في نهاية الأسبوع، يمكنك شراء فطائر أو أية أمور أخرى لمن حضر إلى الاجتماع في الوقت المحدد... . وهذه تعد بمثابة تقدير وعرفان لمن حضر مبكرا.
اذا كنت أحد الحضور:
• عليك مراجعة جدول الأعمال على عجل قبل توجهك إلى الاجتماع. ومن المفيد جدا تذكير نفسك بالأسباب التي دعتك لحضور الاجتماع، إن مراجعة جدول الأعمال ينطوي على فائدة وبخاصة للتحضير للاجتماع، وسوف يكون هناك مزيد من التركيز، وتسمح المراجعة بتغطية كل مواد الاجتماع، وبالتالي ينتهي الاجتماع في الوقت المحدد!
• توجه إلى الاجتماع قبل عشرة دقائق من البدء. وهذا من شأنه منحك الوقت الكاف لمراجعة بعض المرفقات، وتناول فنجانا من القهوة، إضافة لذلك فان بوسعك اختيار المكان او المقعد الذي ترغب فيه.
• خذ بالاعتبار أن تجهر بالقول اذا تأخر منظم الاجتماع. وعليك أن تعلم أن هناك طرق عديدة لبقة لالقاء الضوء على مثل هذه المسائل دون توجيه إهانات للآخرين. وعلى سبيل المثل، اذا تأخر المنظم وعلى نحو مستمر مدة عشرة دقائق عن الاجتماع الأسبوعي، اطلب إليه فيما اذا كان بالإمكان عقد اجتماع الأسبوع القادم وبتأخير مدة خمس عشر دقيقة.
• حاول توجيه أسئلة مناسبة خلال الاجتماع. وإذا كانت تعليقاتك او ملاحظاتك لا تنصب مباشرة على مواد الاجتماع، فعليك ألا تذكرها بتاتا.
• عليك مغادرة الاجتماع في الموعد المقرر له أن ينتهي. وعندما يمدد منظم الاجتماع مدة الاجتماع، يتوجب عليه الإعلان متى سوف يختتم. وبناء على ذلك الشرط يمكنك قبول الاستمرار في الاجتماع، وإذا كان لديك عمل لا بد من إنجازه، عليك الطلب من منظم الاجتماع بطريقة لبقة المغادرة .
ومن خلال عملك بموجب هذه الأفكار، يمكنك التأكيد على أهمية الاجتماعات المنضبطة، ويمكنك كذلك التأثير في الآخرين الذين يتميزون بطول اجتماعاتهم.
