تنفيذ إعادة هيكلة أعمال المؤسسة
التعريف :-
إعادة الهيكلة هي طريقة لبدء عمليات التغيير والسيطرة من خلال التحليل الإبداعي والتخطيط المنظم .
وكل مؤسسة بغض النظر عن الحجم أو النوع او الغرض المطلوب تعمل بشكل أساسي من خلال تحويل مجموعة من (( المدخلات )) ( مثل المواد الخام او البيانات الخام ) إلى "مخرجات" المطلوبة ( مثل المنتجات أو الخدمات ) ويشغل هذا التحويل على عملية أو أكثر ، ولكي تحصل المؤسسة على ميزة تنافسيه فلا بد من القيام بتحويل المدخلات إلى مخرجات على نحو أكثر كفاءة من منافسيها ، من خلال التركيز على كفاءة هذه العمليات الجوهرية ، وهذا الأمر يتطلب المراجعة والتحسين لممنظمين العمليات ذات العلاقة . ويُعرّف "هامر" و " تشامبي" إعادة هيكلة أعمال المؤسسة بقولهما
"" هي إعادة التفكير الأساسي والتصميم الجذري لعميات الأعمال لتحقيق تحسينات مثيرة في المقاييس المعاصرة المهمة للإداء مثل التكلفة والجودة والخدمة والسرعة ""
أما التحسينات التي يمكن إدخالها على جودة العملية والتي يمكن التوصل إليها من إعادة هندسة عملية الأعمال فتكمن في أبعاد ثلاثة : كفاءة العملية مثل ( التكلفة وزمن الدورة ) وجودة المنتج ( مثل : رضاء العميل ، ونطاق المنتج وجودته وزمن تطوير المنتج )
مزايا إعادى هيكلة أعمال الشركة
• غالباً ماتنشىء أسواقاً جديدة من خلال تحديد الثغرات .
• تشجيع الإبداعية والإبتكار داخل الفِرَق .
عيوب إعادة هيكلة عملية الأعمال :-
• تناسب المنتجات والخدمات التي تشمل على تسلسلات منطقية في الإنتاج وربما تكون أقل تلاؤما مع العمليات المتغيره بشدة .
• مبادرتها غالياً ماتتطلب إستثماراً كبيراً في تقنية المعلومات
• التكلفة العالية لمبادرتها يمكن أن تعجل بإنهيار الشركات التي تواجه مشكلات بالفعل .
• تتطلب تكوين فريق جيد مستوى عالياً من الخبرة .
• إن إيجاد مؤسسات هزيلة من خلال " تخفيض حجم العماله " يمكنه أن يؤي فعلاً إلى تقليل قدرتها على التغيير .
قائمة العمل ...
1 - طوّر الرؤية .. فكر بطموح .
تحتاج الإدارة العليا إلى التوصل إلى إدراك للمشكلات الموجودة في العمل الحالي ، فالوعي بتطلعات العميل وميزات المنافسين وفرصهم الناتجة عن تقنية المعلومات تقود هذه العملية .
صغ رؤية طموحة واضحة والتفكير بطموح وجرأة هو جوهر إعادة هيكلة عملية الأعمال .
2-أسس لجنة توجية
ينبغي أن تكون عضوية هذه اللجنة شاملة لجميع الوظائف ويمكن ضم الإخصائيين الإستشاريين ولكن لابد من الحفاظ على التوازن على كبار المدراء أن يقودوا المشروع ويوفروا الإتجاه الإستراتيجي ، وتحتاج اللجنة إلى فهم نقاط القوة الرئيسية في المؤسسة ، وفي مرحلة مبكرة سوف تحتاج إلى تقرير ما إذا كانت سوف تتولى برنامجاً إرشادياً أم أنها سوف تتبنى مشروعا ًشاملا ً.
وينبغي على هذه اللجنة أن تضع إطارا ً لإستراتيجية أولية ، وتحدد أهدافا ً للمؤسسة ، لذا عليك أن تستخدم أساليب الدراسة المناسبة للإستماع إلى العميل ومعايير المنافسة وتحليل العمليات الحالية ، وعليك بتعيين المكان الذيي توجد به فجوة بين الأداء وتطلعات العميل .
3- أعد المؤسسة للتغيير
يعد التواصل بمثابة النجاح الرئيسي مع التغيير فعليك بالترويج للإحساس بالإصرار على المواصلة مع عرض حجة المؤسسة المؤيدة للتغيير مبرزاً أغراض إعادة الهيكلة وأهدافها ولايفوتك تشجيع جميع العاملين على الإدلاء بتغذيتهم الإسترجاعية وآرائهم .
4- حلل العمليات القائمة
أعرض العمليات الحالية بالتفصيل مع إعادة التأكيد على أي منها يستحق أن يبقى ولماذا وهذا الإجراء يقلل إحتمال تكرار الأخطاء السابقة ، أستمع إلى مؤسسي العملية من أجل تحديد موضع المشكلات ، قم يتوثيق كل الأفكار المفيدة مع التأكد من تداولها على نحو واسع ، ركز في عملية إعادة التصميم على تلك النقاط التي يمكنها أن تقدم أكبر عائد .
5- ضع مؤشرات أوخطوطاً قاعدية للأداء :
لايمكن التعرف على التحسينات التي تطرأ علىالأداء إلا إذا كنت تعرف من أين تبدأ وتشمل مقاييس الأداء مايلي :
• أحجام المعاملات
• أزمنة الدورة
• معدلات الخلل
• مستويات رضاء العميل
تأكد من الفحص الشامل للأبعاد الثلاثة : كفاءة العملية ، وجودة المنتج وزمن تطوير المنتج ويمكن للمدخل المعتمد في المعايير الإسترتيجية أن يثبت جواه في تحديد الثغرات الإحتمالية للنجاح المستقبلي .
6-أعد تصميم العملية
أبدأ بإحتياجات العميل وأعد تصميم العملية من الخارج إلى الداخل وقم بتطبيق الإرشادات التالية على عملية إعادة التصميم :
• أجمع المعلومات المطلوبة من كل جوانب الدورة الحياتية للعملية لمرة واحده وفي نقاط منشأها مع إتاحتها فوراً لكل من يحتاجها ز
• قلل من الحاجة إلى التنسيق بربط الفراد بالعمليات لا بالأقسام أو الوظائف
• حسَّن خدمة العميل من خلال إعطاء سلطات كاملة حقيقة والثقه وتفويض المسؤولية والسماح للشراكه بالنمو مع العملاء والموردين .
• حدِّد نتائج العمل الرئيسية وعملياتتشغيل الأعمال المطلوبة لتحقيق هذه النتائج مع تحديد أوصاف لكيفية ارتباط هذه العمليات ببعضها البعض وسيكون من الضروري أيضاً أن تخطط للبنيه الأساسية المطلوبة لدعم التغير بوصف مايلي :
- إسترتيجية الإدارة ونظم القياس وبرامج المكافآت .
- القيم المؤسسية ونظم المعتقدات الفردية التي ينبغي إعتناقها من جانب كل المعنييِّن .
7-خطط للتنفيذ
بمجرد أن تتم إعادة تصميم العمليات العملةي فإنه يمكن إعداد خطة للتنفيذ والتغييرات تحتاج إلى وقت لتنفيذها لذا فإن الجدجول الزمني المخطط للتغيير ينبغي ألا يكون قصيراً على نحو غير واقعي ، وذلك على الرغم من أن إعادة هيكلة أعمال المؤسسة تهدف إلى تحقيق تحسن مثير في وقت وجيز .
أعد التاكيد على الحاجة إلى التغيير مع نقل الرؤية للمدراء والعاملين من أجل التغلب على التشكك السائد ويلزمك الحصول على الموافقه والدعم العام بإيجاز الفوائد المتوقعه التي ستحقق من خلال عملية إعادة التصميم المقترحة .
وينبغي لخطة التنفيذ أن ضتع غي إعتبارها أنه :
• ينبغي تحديد كل الجداول الزمنية والميزانيات ومعايير الإكتمال والتبريرات والإقتصادية .
• سيكون التدريب امرا ً حيوياً لتسهيل الإنتقال .
• ينبغي إقرار نظم رقابية جديدة .
• التغذية الإسترجاعية الفورية الخاصه بالتحسينات أمر ضروري .
• الحوادث الطارئة مطلوبة للسماح للمشكلات التي ستقع حتما .
• والعملية سوف ستفر عن حدوث تغييرات في الموقع الطبيعي اوالتصميم . وجريان العمل وهياكل المؤسسة والمصنع ونظم تقنية المعلومات وافختبار والمشروعات الإرشادية وسوف تسفر عن إعادة تعريف للأدوار والمسؤوليات ز
• ينبغي للخطة أن تثمر بعض النتائج المهمة والسريعه في المراحل الأولى من أجل بث الإلتزام .
8- راقب التقدم وقيّمه .
راقب العملية بشكل مستمر لضمان الحصول على الفوائد المتوقعه مع التعليق على النتائج أمام العاملين لتعريف الجميع بما حقق ومالم يحقق نتيجة وينبغي لهذا الفعل أن يشجعهم ويساعد تباعاً على تحديد المزيد من مناطق التحسن .
الأوامر والنواهي المتعلقة بإعادة هيكلة أعمال المؤسسة والأوامر .
الأوامر :
* أبدِ الشك في كل الإفتراضات وتعرف على " الأوامر الثابته الراسخه" وبالمؤسسة وادرسها بعناية .
* أختر مستشاريك بعناية .
النواهي :
• لاتفرض أنك على المسار الصحيح لإعادة هيكلة أعمال الؤسسة لمجرد إدخال أحدث تقنيات المعلومات .
• لاتكتف بقرار ميكنة العمليات الموجوة .
• لا تركز على المهام الفردية على حساب العملية الشاملة .
• لاتبدأ مشروعات ضخمة دون مواد أو دعم للإنتهاء منها .
• لاتخلط بين إعادة هيكلة أعمال الشركة والترشيد .
منطلقات للتفكير :
• هل تعلم نسبةالموارد التي تنفق على العملايت الأساسية في مؤسستك ؟
• ستون بالمائة من مبادرات إعادة هيكلة عملية الأعمال لاينتج عنها إلا القليل من المكسب ، أو لا شيء بالمرة وتتمثل الأسباب الرئيسية للفشل في الإخيار السيء للمستشارين والإلتزام غير الكافي من جانب فريق الإدارة العليا .
• إذا ماكنت تتأمل إعادة هندسة عملية الأعمال ، فعليك بدراسة مبرراتك بعنابة فلربما كانت مؤشراً على نجاحك الإحتمالي .
------------------------------------
منقول من كتاب التسويق والتخطيط بواسطة إداري
