رسالة من مجهول
مديري العزيز.....
تحية طيبة وبعد،
اكتب لك هذه الرسالة حرصا مني على نجاح شركتنا العامرة، التي طالما قدمت لي الكثير من الدعم والتقدير والاحترام، ومن حق ولائي لهذه الشركة يتوجب على أن أقدم النصح لكل من يعمل فيها سواء تقلد وظيفة عالية أو بسيطة، وها أنا ذا اكتب لك هذه الرسالة بعد تردد دام فترة طويلة لكنني تجرأت اليوم في كتابتها، وعنونتها برسالة من مجهول لأنني اعرف عاقبة إرسالها باسمي. مديري العزيز آمل أن تعذرني في وصف اجتماعاتك التي كنت احضرها،وبكل صراحة سوف أبين لك شعوري دون زيادة أو نقص .
عزيزي المدير‘‘
لقد كانت الاجتماعات التي كنت تديرها تمثل لي كابوسا وهما عظيما، ولا أخفيك حالا فقد كنت أتهرب منها واختلق الأعذار لكي لا احضرها، لقد كنت اشعر أن التسعين دقيقة التي كنت اقضيها في الاجتماع معك كأنها تسعون يوماً، لأنني كنت أتصبب عرقا من أن ينالني شيء من انتقاداتك اللاذعة التي تكون عاقبة الرد عليها فقدان وظيفتي، فأنت لا تأبه باقتراحاتي أو مشاركاتي وتشعرني وكأني لم أكن موجودا.وقد كان أشد ما يغيظني أنك تستمع فقط لـ( فريد، ونادر، وسمير) وتتحاور معهم، أما أنا وزملائي فكانت وظيفتنا في الاجتماع الاستماع ومشاهدة النقاشات الحادة، وقد كنت أتألم كثيرا من موافقتي على القرارات التي تتخذها بتسلط وضغط على وعلى زملائي في الاجتماع.و يطيب لي أن أوجه لك هذه النصائح لعلها تكون حلا لمأساة الاجتماعات المؤلمة.
لا تنس السبب الرئيسي للاجتماع:
أن السبب الوحيد والجيد لعقد اجتماع هو القيام بمشاركة الآخرين في عمل ما لا يمكن إنجازه من خلالك فقط. وفي بيئة العمل يوجد ثلاثة أسباب رئيسية تدعو لعقد اجتماع وهي: الاتصال والإدارة والقرار. أن السبب الأول والأخير( الاتصال والقرار) يعتبران الأهم ولكن لابد من الاهتمام بكافة الأسباب، حيث أن العمل في الاجتماعات غالباً يرتكز على تلك الأنواع الثلاثة، فقد يكون سبب الاتصال بقصد اتخاذ إجراءات معينة أو للحصول على نتائج عمل تم تنفيذه مسبقاً، أو قد يكون لوضع خطة عمل ما أو لاتخاذ قرار في عده خيارات متاحة.
لهذا فإن قمت بطلب عقد اجتماع لغير هذه الأسباب فكن عندها على يقين بأنك تضيع وقتك ووقت الآخرين.
لا تنس القاعدة الذهبية للاجتماع:
الثناء علانية ــ الانتقاد بشكل شخصي(انفراد)
قم بمنع الانتقادات العلنية إن بدأت بالظهور، ولا تساند من تحبه في انتقاد من لا تحبه ، فأنها مثبطة للمعنويات وتسبب الكثير من الشقاء والتعاسة في عالم الأعمال. فإذا كنت تريد انتقاد فرد في الاجتماع بشكل يسئ إليه أمام زملائه فليس الاجتماع المكان المناسب لذلك ، ولابد أن تفرق بين أمرين: موضوع المناقشة والشخص المناقش. وجدير بالذكر في هذه النقطة أن تعلم كما أن الانتقاد مثبط للمعنويات فإن الثناء المعتدل يرفع المعنويات ويحفز المشاركين.
لا تقم بالضغط للحصول على قرارات:
من الخطأ الكبير استغلال الاجتماعات للضغط على الأشخاص من أجل الموافقة على إجراءات وأفكار يعلم المشاركون فيها كل العلم أنها لا تتسم بالأخلاقية وأنها غير قانونية لترويج أعمال المؤسسة.
إن استخدام الضغط هو قوة فعالة خاصة عندما تمر الأعمال بمراحل خطرة، ولهذا فلا تسيء استعمالها فتجبر المشاركين على الالتفاف على القوانين أو تخصيص حصص خطرة.... وغيرها من أساليب التحايل التي تؤثر سلباً على أعمال المؤسسة.
من المؤكد أن شركتنا العامرة قد وضعت العديد من القيم، لهذا فإن لم تكن تتضمن الالتزام بالقوانين والأخلاقيات فعليك عندئذ القيام بتغيير تلك القيم أو تغيير مؤسستك.
لا تستغل الاجتماعات لتدمير وظائف الآخرين
هناك دائماً مساحة كافية في كل اجتماع لتبادل وجهات النظر المختلفة بدون العمل على تحويلها إلى قضايا شخصية .
أن الحياة العصرية سريعة التغير والزوال، حيث أن المقيم فيها أصبح عابرا، وكن متأكدا دائماً أنه لا بد من مواجهة الماضي مجدداً عاجلاً كان أو أجلاً ولهذا فلا تستهزئ وتحقر أعمال الآخرين لأن هذا قد يربك أعمالك القادمة.
لا تفضل أحدا على أحد:
ليس خطأ أن يكون لك أصدقاء في العمل، لكن الاجتماعات ليس المكان المناسب للدعوات الاجتماعية. أن الإكثار من بعض المشاركات الاجتماعية سوف يؤدي إلى امتعاض الآخرين الغير مشاركين فيها. وكذلك فأنها غير جيدة ومضرة بمصلحة العمل ومثبطة للنفس، ولهذا فإأن وجدت نفسك غارقً في تلك المشاركات الاجتماعية بكثرة فأنت عندها بحاجة إلى إحداث تغيير ما.
لاتستخدم الديكتاتورية(التسلط):
قاوم الأغراء، فلا تؤثر على المشاركين وتجبرهم على إتباع النمط والطريقة التي تريدها في اتخاذ القرارات، فأنت بحاجة هنا للقيادة بطريقة أخلاقية لا بتأثير لقبك ومنصبك.
أن فرض قوة التسلط العمياء ليس أسلوبا صحيحاً وملائماً للاجتماعات. لذا يتوجب عليك عندما تريد أن تتخذ قرارا أن تستمع لآراء الآخرين ،ومن ثم استخدام أسلوب التصويت الذي يدل على الموافقة الفعلية على القرارات المناسبة.
التوقيع: مجهول
