مفاتيح إدارة الوقت

[أبو عمر]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

 أيها الكرام الأفاضل .. أخوتي الأعزاء في هذا المنتدى الجميل الرائع لكم .

 أرسل لي أحد اأصدقاء هذه الكلمات عن فن إدارة الوقت فاحببت أن تشاركوني بها :


 1. تحليل الوقت

إن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يحتوي على زيادات قدرها 15 دقيقة يعد أساساً جوهرياً للتحليل الفعّال للوقت. وينبغي تكرار هذا السجل كل ثلاثة شهور على الأقل لتجنب الرجوع إلى ممارسات إدارة الوقت السيئة.


2. التوقع

يعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي، فـ "الوقاية خير من العلاج". لذا توقع الأمور غير المتوقعة وخطط لها، مفترضاً أن أي خطأ احتمالي سيحدث فعلاً.


3. التخطيط

كل ساعة تمضيها في التخطيط الفعّال توفر من ثلاث إلى أربع ساعات في التنفيذ، وتحقق نتائج أفضل. والتخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقاً أو في وقت مبكر من اليوم ذاته، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث، أمران جوهريان للاستفادة الفعّالة من الوقت الشخصي.


4. المرونة

الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت.


5. الأهداف والأولويات

إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة. وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً، لذا رتب أولوياتك والتزم بها! وهناك مدراء يميلون في بعض الأحيان إلى إنفاق الوقت بمقادير مرتبطة عكسياً بأهمية المهام.


6. المواعيد النهائية

إن فرض المواعيد النهائية وممارسة الإنضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المدراء على التغلب على الحيرة والتردد والتسويف.


7. البدائل

إن عدم التوصل إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختيار الإجراء الأكثر فعالية.


8. الدمج

ينبغي تصنيف المهام المتماثلة وتوزيعها على أقسام يوم العمل لتقليل المقاطعات ( كاستقبال المكالمات الهاتفية على سبيل المثال) من أجل ترشيد الاستفادة من الموارد وترشيد بذل المجهود الشخصي.


9. مبدأ باريتو/ التركيز

بعض الجهود القليلة المهمة ( حوالي 20%) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80%). هذا المبدأ والذي يسمى أيضاً بـ "قانون 20/80" جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على الأحداث "القليلة المهمة" مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج القصوى.


10. الفعالية

يمكن تعريف الكفاءة بأنها فعل أي شيء على النحو الصحيح ... والفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح على النحو الصحيح. والجهد مهما كان كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها.


11. مستوى التفويض /القرار

ينبغي تفويض سلطة اتخاذ القرار إلى أدنى مستوى ممكن، بما يتفق مع الحكم الصائب والحقائق المتاحة.


12. التفويض إلى المستوى الأعلى

عادة ما يشجع المدراء –دون إدراك- التفويض إلى أعلى (التفويض المعكوس) من خلال تشجيع مرءوسيهم على التواكل عليهم في الحصول على الحلول، مما يسفر عن قيامهم بعمل مرؤوسيهم.


13. تقليل من الروتين وتجنب التفاصيل

المهام الروتينية قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة ينبغي تقليلها أو دمجها أو تفويضها أو القضاء عليها بقدر الإمكان. وينبغي على المدراء الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية والاهتمام بالمعلومات المهمة فحسب وهذا هو ما يطلق عليه "الحاجة إلى عدم المعرفة".


14. استجابة محدودة وإهمال اختياري

ينبغي أن تكون الاستجابة للمشكلات والمطالب التي تحتاج وقتاً قاصرة على حاجات الموقف الحقيقية. فبعض المشكلات إذا تركتها فإنها تمضي لحالها. ومن خلال اختيارك تجاهل هذه المشكلات التي تحل نفسها بنفسها عادة يمكنك توفير كثير من وقتك وجهدك للمساعي المفيدة (مبدأ الإهمال المحسوب).


15. إدارة الاستثناء

ينبغي ألا يتم تبليغ التنفيذي المسؤول إلا بحالات انحراف الأداء الفعلي عن الأداء المخطط انحرافاً خطيراً وذلك من أجل توفير وقته وجهده.


16. الرؤية

إن احتفاظك بالأشياء التي تعتزم القيام بها في مجال رؤيتك يزيد من احتمال تحقيقك لأهدافك، فأنت لا تستطيع فعل شيء لا تستطيع تذكره، لذا اعتمد على نظام لحفظ الملفات أو على قوائم المراجعة.


17. الإيجاز

يزيد من الوضوح والفهم.


18. طغيان الأمور العاجلة

يحيا المدراء في توتر مستمر ما بين الأمور العاجلة والمهمة. فالمسألة العاجلة تتطلب تصرفاً فورياً وتحجب عن وعينا المسائل المهمة. وهكذا فإن المدراء يطغى عليهم الأمور العاجلة ويستجيبون –دون إدراك- للضغوط الملحة التي لا تنتهي. وهم بفعلهم هذا يهملون النتائج طويلة المدى للأعمال المهمة التي يتركونها دون إنجاز.



19. إدارة الأزمات

غالباً ما يدير المدراء أعمالهم من خلال الأزمات، بمعنى أنهم يعاملون كل مشكلة كما لو كانت هناك أزمة. وتتسبب متلازمة الاستجابة المفرطة هذه في الشعور بالقلق وإصدار أحكام خاطئة واتخاذ قرارات على عجل، وتبديد الوقت والجهد.


20. ضبط المقاطعات

ينبغي أن تصمم عملية ترتيب الأنشطة والضوابط عليها من أجل تقليل عدد المقاطعات وتأثيرها ومدتها. وكن لبقاً وصريحاً.


والاستخدام الفعال للوقت له نتيجتان رئيسيتان:

1.     إنجازنا المزيد من الأعمال.

2.     شعورنا بالرضى عن التقدم الذي نحرزه.

وبذلك تصبح نظرتنا للعالم من حولنا أقل تعقيداً، ونتلهف إلى الذهاب إلى العمل، وسرعان ما يلاحظ ذلك الزملاء والرؤساء.



* فكر كما يفكر المدراء، د. روجر فريتس، مكتبة جرير للترجمة والنشر والتوزيع، ص 48-49،

[bioComputer]

جزاك الله كل خير .. تلخيص رائع ومفيد ما شاء الله

[الأحيائي الصغير]

الله يعطيك العافية أخي العزيز محمد عمر

و جزاك الله كل خير أخي الحبيب


 '>

[أبو عمر]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

 الأخوة الأفاضل الكرماء ..
 
 bioComputer
 الأحيائي الكبير

 أشكركما على الحضور .. وأشكر قراءتكم للموضوع .
 
 لكم تقديري واحترامي

 محمد عمر

[rana]

السلام عليكم

مفاتيح في غاية الأهمية ....أتمنى لي وللجميع أن نتمسك بها دوما

تحياتي

[أبو رمانـــــــــــــة]

الله يعطيك العافية مشرفنا الكريم'>

[عبدالله علي]

موفق اخي...

بارك الله فيك...

'> '>

[balsam]

الأخ الفاضل "الود"
جزاك الله خيرا على "هذه المفاتيح"
وبصراحة هي مهمة جدا...ويدرك أهميتها الأشخاص الذين يقومون بتطبيقها فعلا
لدي ملاحظة صغيرة... '>  كلما كانت النقاط مركزة...ساعد هذا على تفعيل واستخدام مثل هذه المفاتيح
ويا حبذا إن أراد أيا منا أن يقوم بالتطبيق أن يجزء هذه النقاط...حتى يقوم باتقانها بشكل جيد ثم ينتقل إلى نقاط جديدة...هذه وجهة نظري فاعذروني على التعليق.

تحياتي، أختكم في الله
balsam '>

[أبو عمر]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

 الأخت الكريمة .. rana

 كم أسعدني وجودك أختي الفاضلة ، وأسأل الله لك التوفيق والفلاح '>


الأخ الكريم .. أبو رمانـــــــــــــة
أسأل الله لي ولك العافية والتوفيق أخي الكريم
أفرحتني بوجودك وبقراءتك الموضوع '> .


الأخ الكريم .. عبد الله علي
 أسعد الله أيامك أخي الكريم
وأرجو من المولى القدير أن يوفقني وإياك لكل خير '>


 أخوكم .
محمد عمر

[أبو عمر]

الأخت الكريمة .. بلسم الجروح '>

 أشكرك أختي الكريمة على وجودك وتعليقك الجميل ..

 وحقاً أختي الفاضلة .. إن التركيز في أيٍّ من هذه الأمور يساعد على تطبيقها التطبيق السليم .

 وما قلت أنه يعرف قدر هذه المفاتيح من يطبقها فهذا عين الكلام ، ففاقد الشيء لا يعطيه .

 لك كل التقدير والاحترام أختي الفاضلة .

 أخوك
 محمد عمر

[صديق الطبيعة]

'> السلام عليكم و رحمة الله و بركاته '>

أستاذي الفاضل الود.. جزاك الله كل خير على هذه النقاط التي أرجو من الله أن تكون "فعّالة" معي.. فهي بكل تأكيد "كفؤة"..

أكثر ما أعجبني منها.. و التي أحس بفائدتها فعلاً..
تحليل الوقت
المرونة
الأهداف و الأولويات
المواعيد النهائية
البدائل
الدمج
تجنب المقاطعات

لكني لم أريد توضيح نقطتين حسب فهمك أستاذي الود.. أو من فهم ذلك من الإخوة و الأخوات..
التخطيط - و التفويض إلى مستوى أعلى ؟؟ و هل من أمثلة واقعية من حياتنا اليومية على ذلك؟

مشكورين..

[الديناصور]

وفقك الله على هذا الجهد