أولاً: الوقت والعملية الإدارية:
تعريف الوقت
من الصعب تقديم تعريف دقيق محدود للوقت لكن بصفة عامة يمكن القول بأن الوقت يتجسد فى وجود العلاقة المنطقية لإرتباط نشاط أو حدث معين بنشاط أو حدث آخر ويعبر عنه بصيغة الماضى أو الحاضر أو المستقبل، والوقت يمضى نحو الأمام دون تأخير أو تقديم، دون توقف أو تراكم ،دون إلغاء أو تبديل أو إحلال.
والوقت مورد هام من موارد الإدارة إن لم يكن أهمها إذ يؤثر فى الطريقة التى تستخدم بها الموارد الأخرى، إنه رأس المال الحقيقى للانسان، ومع ذلك لا نجد الحرض اللازم والكافى على هذا المورد الفريد من نوعه والضرورى لكل شىء فى الوجود، كما نجد إختلافات جوهرية فى النظر إلى مفهوم الوقت وقيمته وأهميته بين مجتمع وآخر وبين الأفراد فى المجتمع الواحد.
ويتكون وقت العمل من وقت فعال( محتوى أساسى للعمل - لمنتج أو لعملية) وهو الوقت المستغرق فى إنتاج هذا المنتج أو أداء هذه العملية بفرض سلامة المواصفات وطرق التشغيل وعدم وجود أى مصدر من مضيعات الوقت أثناء أداء العملية ( باستثناء أوقات الراحة الرسمية ) ووقت غير فعال يمكن تخفيضه أو التخلص منه تعدد مسبباته، وما يهمنا هنا هو الوقت غير الفعال الناتج عن قصور الإدارة أو عيوب فيها فى أحد أو بعض أو كل عناصر العملية الإدارية: التخطيط - التنفيذ - التوجيه والقيادة - التنسيق - والرقابة.
فالتخطيط يجد الزمن مرافقاً له فى كل العمليات فهو يربط بين أجزاء العملية الإدارية وكذلك بين العمليات المتسلسلة والمتعاقبة التى يشتمل عليها النشاط الإداري كما يحدد لكل مرحلة من مراحل التنظيم أو التوجيه أو التنسيق أو الرقابة زمنا لبدايتها ونهايتها وعلى العاملين فى المنظمة أن ينجزوا أعمالهم ضمن هذه الخطة الزمنية، واعداد الخطة الإدارية يتطلب من المخطط أن يراعى التسلسل الزمنى فى مراحل الخطة وإختيار الزمن المناسب لكل مرحلة بها.
وفى مجال التنظيم أصبح واضحاً أن التنظيم الجيد يقلص الزمن المطلوب للانتاج أو الخدمات ولا شك أن التنظيم الجيد يعكس السمات التى تظهر كل منها أهمية الوقت فى التنظيم من حيث التفاهم التعاون التوافق والاتساق، التنسيق إلى آخر هذه السمات، وبصفة خاصة تحديد مهام واختصاصات العاملين وتحديث وتبسيط الإجراءات باستبعاد ما هو غير ضرورى وما إلى ذلك.
وتظهر أهمية الوقت كذلك فى التوجيه باعتباره ملازما للتخطيط وأيضاً فى عملية إتخاذ القرارات التى هى جوهر الإدارة، كما تظهر فى الرقابة حيث يتم الكشف عن الأخطاء أو منع وقوعها فى الوقت المناسب كما تظهر أهمية الوقت ودوره فى شكل الرقابة من حيث زمن اجراءتها وما اذا كانت ذاتية أم خارجية وغير ذلك مما لا يخفى على دارسي الإدارة.
مفهوم إدارة الوقت
تتعدد تعريفات الإدارة بدءاً من تعريف F.W.Tylor وحتى الوقت الراهن لكنها بصفة عامة تدور وتتركز حول انجاز الأعمال بشكل منسق ومنظم وفعال وتحقيق الأهداف بأفضل الوسائل وأقل التكاليف، وهذا ما يتطلب استغلالاً جيداً وفعالاً لكل الطاقات والامكانيات المتاحة للمنظمة ويأتى الوقت ضمن هذه الامكانيات بل فى مقدمتها.وتأتى دراسة إدارة الوقت من منطلق كيفية تحقيق الاستغلال الأمثل أو الأكثر فعالية للوقت وليس تغييره أو تعديله أو تطويره فهذا غير ممكن، ونحن حين نتحدث عن الاستغلال الأمثل للوقت فإننا فى واقع الأمر نتحدث عن الاستفادة من الموارد البشرية والمالية والإدارية ضمن هذا الوقت وذلك بكفاءة وفعالية ذلك أننا إذا لم نكن قادرين على إدارة الوقت فلن نستطيع إدارة أى شىء آخر.
إن معظم أفكار إدارة الوقت بدهية ولكنها ليست شائعة، والعديد من الدراسات كتب حول موضوع إدارة الوقت والكثير منها يحتوى على توصيات متشابهة للحفاظ علتى هذا المورد الحيوى الفريد، لكن المطلوب الآن هو جمع هذه الأفكار والاقتراحات المبعثرة وتكوينها فى نظام مفيد لإدارة الوقت، والفوائد التى تجنى من الإطار الفكرى لإدارة الوقت متشابهة لتلك التى تجنبها من نظرية الإدارة ذاتها، فاذا كانت هذه النظرية وسيلة لتنظيم الخبرات بحيث يمكن تحسين الممارسات الإدارية من خلال البحث العلمى والاختبار التطبيقى للمبادئ والتدريس المناسب لها وكان ممكنا تصفية هذه الخبرات المجمعة واستخراج مبادئ عملية منها للاستخدام العام، حينئذ يكون لدينا أساس لنظرية " إدارة الوقت".
ومفهوم " إدارة الوقت " من المفاهيم المتكاملة والشاملة الصالحة لأى زمان ومكان وأى عمل وأى شخص وأى مجتمع فقد ارتبط هذا المفهوم بشكل كبير بالعمل الإدارى.
وقد بدأ التركيز على موضوع إدارة الوقت بالمفهوم اشلمل والمتعارف عليه حالياً فى أواخر الخمسنيات وأوائل السنيات من هذا القرن وكانت أول محاولة فى هذا المجال للكاتـــب جيمس ماكاى James Mckay فى عــــام 1958، حيــث وضع كتابه إدارة الوقـت The Management of Time)) وكان من أهم عبارته فى هذا الكتاب، والتى لا تزال تتردد إلى وقتنا الحاضر هى:
" اذا كنت تشعر بنقص فى الوقت أثناء عملك، فهذا مؤثر بأن مهارتك الإدارية تتجه نحو العدم".
وبعد هذه الفترة الزمنية بالتحديد، ازداد الاهتمام بموضوع إدارة الوقت بشكل كبير وبدأت الكثير من الأبحاث والدراسات والمقالات والكتب والعديد فى هذا المجال، وقد كان للتطورات الاقتصادية والثقافية والاجتماعية أثراً كبيراً فى زيادة الاهتمام بموضوع إدارة الوقت وخاصة التطورات التقنية الهائلة فى مجال الاتصالات والمواصلات وارتفاع مستوى المعيشة، وارتفاع معدلات الاستثمار فى المشروعات والمؤسسات ، وارتفاع تكاليف الانتاج وغيرها الكثير. والحقيقة أن كثير من هذه المساهمات العملية بدأت فى الدول الغربية وبشكل قليل جداً فى العالم العربى، فقد قدم الباحث المعروف بيتر دركر كتابة المدير الفعال ( The Effective Fxecutive)(1967) والباحث ماكنزى ( R. Alec Mackenzie) كتابه مصيدة الوقت ( The Time Trap) ( 1972) فضلاً عن كتاب إدارة وقتك ( Managing You Time) بالمشاركة مع تد نجستوم، (1967) وأسهمت فى هذا المجال الباحثة المعروفة روز مارى ستيورات بدراستها الميدرون ونشاطاتهم ( Managers and Their Jobs) (1967)، علاووة على المساهمات الجيدة التى قدمت من جوزيف كوبر (Joseph Cooper) (1962) وروس وبير ( Ross Webber) ( 1972) وجارك فيرنر (Jack Ferner) (1980)، أما فى العالم العربى فقد أسهم الدكتور/ سيد الهوارى فى هذا المجال بكتابة " الميدر الفعال " (1976) والأستاذ محمد شاكر عصفور بدراسته " إدارة الوقت فى الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية" 1982م، 1402 هـ وبدراسة أخرى تتعلق بكيفية أشغال المدير لوقت العمل الرسمى فى الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية، 1980م 1400 هـ، على أن هذه الحداثة لا تجعلنا نغفل الإشارة إلى أعمال وجهود فردريك تايلور مؤسس الإدارة العلمية فى مجال دراسة الحركة ولازمن فقد كانت البداية فى مجال الاهتمام بدراسة الوقت والتفكير فى إدارته. فاذا ما انتقلنا إلى آخر التطورات فى مجال مفهوم الوقت فإننا نجد الفكرة الأساسية هى ضرورة تعديل فلسفة الإدارة ونظريتها إلى الوقت بحيث يعتبر مورداً Resource وليس قيداً Constraint وفى هذا يكمن الفارق الأساسى بين الإدارة التقليدية والإدارة الجديدة، ويعنى هذا أن أساليب الإدارة وتنظيماتها ينبغى أن تتبنى مفهوم المرونة وسرعة الحركة والتحول المستمر عبر الزمن وليس أسلوب الانتقال من حالة سكون إلى حالة سكون أخرى .
وأخيراً فإن أهم هدف فى إدارة الوقت نسعى إلى تحقيقه هو أن يجد الإدارى لنفسه أكبر تحت تصرفه، وهو الجزء الوحيد من يوم العمل الذى يمكن للإدارى أن يتحكم فيه ويدعى ملكيته فعلا فالوقت الخاص ضرورى للتفكير والتخطيط وحل المشكلات بأسلوب مبدع. فإدارة الوقت لا تقدم حلولا للمشكلات الإدارية ولكنها توجد الوقت الخاص الذى يمكن للمدير خلاله أن يجد الحلول ويخطط للمستقبل ويقيس مدى التقدم.
وإدارة الوقت تعنى إدارة الذات وإدارة شئون الوظيفة بما يكفل الحصول على النتائج المحددة فى الوقت المتاح.
ونختتم هنا بالإشارة إلى قانون " باركنسون" والذى يؤكد أن العمل يتمدد لكى يملاً الوقت المتاح أو المخصص لاتمامه، فالشخص المشغول جدا هو الشخص الذى لديه فاض من الوقت، وأن ظاهرة " الانشغال" فى العمل لا يمكن أن تعتبر تفانيا من الإدارى وأداء جيداً له ومميزاً، ولكنها تعتبر عن تدنى مستوى إدارته وسوء استغلال الوقت المحدد له.
:'>
