ثانيا: خصائص الوقت وانواعه
خصائص الوقت
يتميز الوقت من حيث طبيعته وخصائصه بسمات خاصة لا يشاركه فيها مورد آخر من الموارد التى نملكها فى الحياة بصفة عامة والإدارة بصفة خاصة ، وأهم هذه الخصائص ما يلى:
1- لا يوجد شىء أطول من الوقت لأنه مقياس الخلود، ولا أقصر منه لأنه ليس كافياً لتحقيق ما يريده المرء.
2- لا شىء يمكن عمله بدون الوقت، صحيح كثيراً من الناس يتجاهلونه لكنهم جميعاً يأسفون على ضياعه.
3- يسير الوقت بنفس السرعة والوتيرة، وإن كان يبدو غير ذلك فهو الشعور وليس فى الحقيقة.
4- لا يمكن تغيير الوقت أو تحويله.
5- هو مورد نادر لا يمكن تجميعه، ولما كان ما مضى لا يعود ولا يعوض فهو أنفس ما يملك الأنسان.
6- يختلف الوقت عن الموارد الأخرى الرئيسية، كالقوى العاملة والأموال والأجهزة والمعدات ذلك أنه لا يمكن تخزينه ولا يمكن احلاله وهو يتخلل كل جزء من أجزاء العملية الإدارية ولا يمكن شراؤه أو بيعه أو تأخيره أو استعادته أو اقتراضه أو توفيره أو مضاعفته أو تصنيعه وكل ما يفعله المرء هو أن يقضيه ( سواء اختار ذلك أم لا ) وفق معدل ثابت مقداره ستون ثانية لكل دقيقة.
7- الوقت مورد يملكه جميع الناس بالتساوى، ولا يستطيع أحد زيادته فكل انسان يملك (24) ساعة فى اليوم، (168) ساعة فى الأسبوع (8766) ساعة فى السنة.
8- إدارة الوقت تختلف عن إدارة غيره من الموارد/ وقد لخـــص " دركر" هذا الاختلاف بقوله أن إدارة وقت الآخرين، وإدارة الذات تتطلب - مثل إدارة أى شىء آخر - مهارات التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة.
9- رغم أن الوقت مورد فريد، ورغم خصائص التى تميزه عن غيره من الموارد إلا أنه يمكن سرقته واللصوص الذين يسرقون الوقت هم:
الذين يذهبون إلى العمل متأخرين وينصرفون مبكراً.الذين يضيعون بعض الوقت فى تناول الطعام أثناء العمل.
الذين يتحدثون فى المكتب عن أخبار الكرة وسير الآخرين.
الذين يعملون ببطء من أجل الحصول على أجر إضافى.
الذين يقرأون الصحف أو يحلون مسابقات الكلمات المتقاطعة أثناء ساعات العمل.
الذين يسرحون أو ينامون فى مواعيد العمل الرسمية.
الذين يشغلون التليفونات خلال ساعات العمل بمكالمات شخصية أو عائلية.
الذين يستغلون ساعات العمل فى أداء بعض المهام الشخصية.
الذين يضيعون ةقت العمل فى اجتماعات لا فائدة منها.
الذين يتجولون بين المكاتب للثرثرة مع الآخرين.
أنواع الوقت
بصفة عامة ينقسم الوقت إلى أربعة أنواع رئيسية وهى:
1- الوقت الإبداع Creative Time
يخصص هذا النوع من الوقت لعملية التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلى علاوة على تنظيم العمل وتقويم مستوى الإنجاز، ويلاحظ أن كثير من النشاطات الإدارية يمارس فيها هذا النوع من الوقت فهى بحاجة إلى تفكير علمى عميق وتوجيه وتقويم، كما تواجه فى هذا النوع من الوقت المشكلات الإدارية من كافة جوانبها بأسلوب علمى منطقى بهدف تقديم حلول منطقية وموضوعية تضمن فاعلية ونتائج القرارات التى تصدر بشأنها.
2- الوقت التحضيرى Preparatory Time
يمثــل هذا النوع من الوقت الفترة الزمنية التحضيرية التى تسبق البدء فى العمل، قد يستغرق هذا الوقت فى جمع معلومات أو حقائق معينة أو تجهيز معدات أو قاعات أو آلات أو مستلزمات مكتبية هامة قبل البدء فـــى تنفيذ العمل ويفترض أن يعطـــى الإدارى هــذا النوع من النشاط ما يتطلبه من وقت، نظراً للخسارة الاقتصادية التى قد تنجم عن عدم توفر المدخلات الأساسية للعمل.
3- الوقت الانتاجى Productive Time
يمثل هذا النوع من الوقت، الفترة الزمنية التى تستغرق فى تنفيذ العمل الذى تم التخطيط له فى الوقت الابداعى والتحضير له فى الوقت التحضيرى ، ولزيادة فاعلية استغلال الوقت، يجب على الإدراى أن يوازن بين الوقت الذى يستغرق فى الانتاج أو تنفيذ العمل وبين الوقت الذى يقضى فى التحضير والإبداع، فالمعروف أن الوقت المتاح للجميع محدود بحد معين. فاذا تبين أن كثيراً من الوقت يخصص لتنفيذ أعمال روتينية فى المنظمة، فإن ذلك يعنى أن هناك قليلا من الوقت المخصص للإبداع أو التحضير أو كليهما معا، من هنا كانت عملية التوازن ضرورية ، لضمان استغلال أمثل لكافة الموارد المتاحة، بما فيها عنصر الوقت.
ويقسم الوقت الانتاجى بشكل عام إلى قسمين رئيسيين هما:
أ- وقت الانتاج العادى، أو غير الطارىء ، أو المبرمج.
ب - وقت الانتاج غير العادى، أو الطارىء ، أو غير المبرمج .
زمادامت المنظمة تسير ضمن خطة الانتاج العادى، مع تحكيم فى الانتاج غير العادى، فهى فى وضع جيد. وقد يحدث أن يظهر إنتاج غير عادى أو طارىء فى المنظمة ويفترض أن يكون الإنتاج فى مثل هذه الحالة ومحدود التأثير وإلا فمعنى ذلك ضرورة حدوث تغير جذرى طارىء على مستوى المنظمة، لمواجهة هذا الانتاج الطارىء. ولنجاح الإدارى فى ذلك، يفترض أن يخصص جزءا من وقته المخصص للإنتاج العادى ، لمواجهة الإنتاج غير العادى، بذلك يستطيع أن يتمتع بمرونة كافية تسمح له بانجاز الانتاج العادى.
4- الوقت غير المباشر أو العام Overhead Time
يخصص عادة هذا الوقت للقيام بنشاطات فرعية عامة، لها تأثيرها الواضح على مستقبل المنظمة وعلى علاقتها بالغير كمسؤولية المنظمة الاجتماعية وارتباط المسؤولين فيها بمؤسسات وجمعيات وهيئات كثيرة فى المجتمع، وحضور الإدارى لندوات أو تلبية لدعوات أوافتتاح مؤسسات معينة. إن هذه النشاطات المختلفة تحتاج إلى وقت كبير من قبل الإدارى ولذلك عليه أن يحدد كم من الوقت يمكن أن يخصص لمثل هذه النشاطات أو يفوض شخصا معينا للقيام بها بدلا منه، مع الأخذ بعين الاعتبار التوازن بين النشاطات الداخلية والخارجية فى إنجاز الأعمال الرسمية الموكولة له ، وإبقاء جسور العلاقة والتعاون مع الآخرين فى الخارج قائمة ووثيقة.
:'>
