ثالثاً: أهم مضيعات الوقت
مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكى يتغير بتغير الظروف والأوقات وهو يعنى بالنشاط الذى يأخذ وقتا غير ضرورى أو يستخدم وقتا بطريقة غير ملائمة أو أنه نشاط لا يعطى عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجله.
وهناك عدة ملاحظات تتعلق بمضيعات الوقت أهمها:
يعتبر أى نشاط مضيعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك.
كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك.
الوقت لا يضيع من تلقاء ذاته بل يحتاج إلى فاعل لذلك.
جميع مضيعات الوقت يمكن ترشيدها ويمكن إحلال أنشطة منتجة بدلا منها.
* وتتعدد الدراسات فى شأن مضيعات الوقت، فمن دراسة أجراها مايكل ليوف أستاذ الإدارة بجامعة نيوأورليانز ومؤلف كتاب " إعمل بذكاء" شملت مجموعات من الإداريين من 14 دولة تبين أن أهم مضيعات الوقت هى:
• المعوقات الهاتفية.
• الزوار غير المتوقعين.
• الاجتماعات المجدولة وغير المجدولة.
• الأزمات.
• عدوم وجود أهداف وأولويات ومواعيد للإنجاز.
• مكاتب مزدوجة وعدم تنظيم شخصى.
• تفويض غير فعال وتدخل فى الروتين والتفاصيل.
• محاولة إنجاز الكثير بسرعة وتقدير الوقت اللازم بدون واقعية.
• عدم وجود أو عدم وضوح الاتصالات أو الارشادات.
• معلومات غير ملائمة أو غير دقيقة أو متأخرة.
• التردد والتأجيل أو التسويف.
• عدم القدرة على قول " لا ".
• مسؤولية وسلطة مضطربة.
• ترك المهام قبل إنجازها.
• نقص الإنضباط الذاتى.
أما " دركر" فقد حدد العوامل التى تؤدى إلى ضياع الوقت فى الآتى:
سوء الإدارة وعدم كفاية التنظيم فالإدارة السيئة تؤدى إلى ضياع وقت العديد من العاملين وبخاصة وقدت المدير. ومن مظاهرها تكرار حدوث الأزمات سنة بعد أخرى.
تضخم عدد العاملين. حيث تؤدى زيادة العاملين عن الحد المناسب إلى ضياع الوقت لأن الناس يحبون أن يجتمعوا بعضهم مع بعض ويتبادلوا الزيادات والاحاديث.
ويقول " دركر" أن المدير الذى يقضى أكثر من (10%) من وقته فى حل مشكلات العلاقات الإنسانية والنزاعات بين العاملين يكون ليده عدد فائض منهم. فالعدد الزائد عن الحاجة لا يكون عاطلاً عن العمل فحسب، بل يؤدى إلى إعاقة الآخرين عن أداء أعمالهم وإضاعة أوقاتهم،وذلك بسبب زيادة فرص الاحتكاك والتفاعل الاجتماعى بينهم.
3. زيادة عدد الاجتماعات عن الحد المعقول. إن الاجتماعات مكلفة من حيث الوقت والجهد والمال وبالتالى، يجب على المدير أن يحرض على تقليل عدد الاجتماعات إلى الحد الأدنى .
كما عليه أن لا يدعو للمشاركة فيها إلا الأشخاص المعنيين فقط ، فضلاً عن عليه أن يتعلم فن إدارة الاجتماعات.
4. عدم كفاية المعلومات وأنظمة الأتصال، فالمعلومات تشكل حجر الزواية فى عمل المدير وبالتالى فقد يضيع وقت كبير نتيجة لتأخير وصول المعلومات أو نتيجة لوصول معلومات غير دقيقة.
5. زيادة المفاجئة ، والاجتماعات غير الناجحة ، والتردد فى إتخاذ القرارات، والخوف من إرتكاب الأخطاء، والتفويض غير الصحيح وسوء ترتيب الأولويات( والمقطاعات) أثناء العمل والمجاملات والتفاعل الاجتماعى داخل المنظمة.
6. المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد، وقراءة الصحف والمجلات.
7. البدء فى تنفيذ أية مهمة قبل التفكير فيها والتخطيط لها والانتقال إلى مهمة جديدة قبل إنجاز المهمة السابقة، والإهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية.
أهم (مضيعات) الوقت معدل الوقت الضائع اسبوعياً
- تأخر فى الصباح عن العمل الرسمى 61.8 دقيقة
- مكالمات هاتفية لأغراض خاصة 35.4 دقيقة
- قراءة المجلات المتعلقة بالعمل 49.4 دقيقة
- تناول الشاى والقهوة 46.6 دقيقة
- مراجعة المستشفى 75.5 دقيقة
- مغادرة المكتب قبل نهاية يوم العمل 42.5 دقيقة
- (مضيعات) أخرى 123.5 دقيقة
:'>
