- تسجيل الوقت: المنهج والفائدة
يقوم منهج تسجيل الوقت على دعامتين أساسيتين أولهما أن المديرين يجهلون عادة طبيعة مشكلات وقتهم، ولو طلبنا إلى أحدهم أن يصف وظيفته وأن يحدد الوقت الذى ينفقه لتنفيذ واجباتها وتحمل مسؤولياتها وقارنا بين ما وصفه وحدده بما يتم فعلا على الواقع لوجدنا مساحة واسعة من الإختلاف والتباين، ولا شك أن دقة المعلومات عن كيفية انقضاء الوقت فى العمل تساعد على التوصل إلى تعريف وتحديد دقيق لمشكلات الوقت ومن ثم التوصل إلى حل علمى لها. وتتمثل الدعامة الثانية لفكرة تسجيل الوقت فى أن التكلفة المالية التى تتحملها المنظمة للوقت كبيرة ولكن كثيرا من المديرين لا يعون التكلفة الحقيقة لأوقاتهم والوقوف على قيمة الوقت يجعلنا ندرك ببساطة قيمة الدقائق والساعات التى نضيعها هنا وهناك وهى قيمة عالية وعالية جدا.
ويعنى بتسجيل الوقت رصد كل الأنشطة التى يمارسها المدير فى فترة زمنية معينة والوقت الذى تستغرقه كل نشاط فى تلك الفترة ثم القيام بتحديد متوسط الوقت الذى بقضية فى كل نشاط، وذلك بغية التعرف على الأنشطة التى تستغرق وقتاً أكثر مما هو مفروض بهدف تقليل الوقت الذى يقضيه المدير فيها، وتلك التى تستغرق وقتاً أقل بهدف توجيه الإهتمام إليها، وتلك التى تقضى فيها المدير وقتا معينا ولكن من الممكن الاستغناء عنها والهدف من وراء ذلك كله هو إعادة توزيع الوقت على الأنشطة وفق اهميتها ونسبة إسهامها فى تحقيق الأهداف.
إن الهدف من تسجيل الوقت هو تحديد الأهمية النسبية لكل نشاط وإبراز الأنشطة غير المهمة والأنشطة المهمة بهدف تقليل الوقت الذى يقضيه المدير فى الأولى وزيادة الوقت المخصص للثانية وبهدف التعرف على مضيعات الوقت وما يخرج منها عن سيطرته. وفى هذا لا بد للمدير من أن يتعرف بأهمية التسجيل وأن يتحلى بالصبر والأمانة فى تحليل النتائج وأن يكون لديه الإستعداد للتخلى عن بعض الطرق والأساليب التى ألفها فى العمل.
هذا ويمكن أن يقوم بالتسجيل المدير نفسه أو شخص آخر فى المنظمة ولكل مزايا وعيوب لكن ما يعنينا هو البدء بتسجيل الوقت أيا كانت الفترة التى تستغرق فى هذا التسجيل، وعلى أية حال يعتبر التسجيل اليومى من أفضل الأساليب للحصول على المعلومات الضرورية عن كيفية قضاء المدير لوقته.
سجلات الوقت
تتعدد هذه السجلات تبعا للهدف ونوع النشاط المزمع السيطرة عليه وتورد دراسات الإدارة فى شأن إدارة الوقت عدة أنواع من السجلات منها:
1- السجل اليومى للوقت.
الوقت فى غاية الأهمية لك كفرد وللمنظمة التى تعمل فيها ولذا فإن إعداد سجل يومى للوقت يمكن أن يساعدك فى التعرف على كيفية توظيفك لوقتك وبالرغم من أهمية هذا السجل فإن كثيراً من الناس لا يستخدمونه لأنهم يعتقدون أن ذلك يحتاج إلى وقت وهم لا يمتلكون مثل هذا الوقت بالإضافة إلى أنهم لا يقرون بفائدته لاعتقادهم أنهم يعرفون أين تذهب أوقاتهم وبالتالى، فان إستخدام مثل هذا السجل يضيف عبئا جديدا دونما فائدة مناسبة ، ويشير الواقع العلمى إلى خطأ مثل هذا الاعتقاد فالذاكرة ليست دقيقة بحيث تغنىعنه، كما أن من استخدام مثل هذا السجل إستشعر فوائده، وباتت جهوده أكثر نفعا وأكتشف أشياء أصابته بالدهشة.
2- السجل الملخص للوقت.
عندما ينتهى المدير من تسجيل الوقت اليومى، يقوم بتلخيص السجل وذلك على النحو التالى:
النشاط مجموع الوقت المخصص له النسبة المئوية ملاحظات
ولتحليل نتائج السجل الملخص للوقت، يمكن طرح الأسئلة التالية:
ما هى الأنشطة التى قمت بها اليوم، وكان من الواجب عليك أن تقوم بها؟
ما هى الأنشطة التى قمت بها اليوم، وكان المفوض أن لا يقوم بها؟
هل قضيت الساعة الأولى من وقتك اليومى بصورة فعالة؟
ما هو الوقت الأكثر انتاجية فى يوم عملك؟ ولماذا؟
ما هو الوقت الأقل انتاجية فى يوم عملك ؟ ولماذا؟
ما هى ( المقاطعة) التى حدثت معك اليوم وتعتبــر من أكثـــر ( مضيعات) وقت عملك؟
ما هى أسباب ( المقاطعات)؟
كيف يمكن السيطرة على المقطاعات ، وما هى طرق تخفيضها أو القضاء عليها؟
ما هى اكبر ثلاث ( مضيعات) لوقت عملك اليومى؟
كيف يمكن القضاء على هذه ( المضيعات) الكبيرة الثلاث؟
ما هى نسبة الوقت التى أنفقتها على أنشطة ذات قيمة عالية؟
ما هى نسبة الوقت التى انفقتها على أنشطة ذات قيمة منخفضة؟
ما هى الأنشطة التى ينبغى أن يخصص لها وقت أقل، مع ضمان الحصول على نتائج مقبولة ؟
ما هى الأنشطة التى ينبغى أن يخصص لها وقت أكثر ؟
ما هى الأنشطة التى يمكن تفويضها ؟ ولمن؟
ما الذى يمكن أن تفعله لكى تحصل من وقتك على أكبر فائدة ممكنة؟
3- سجلات الوقت الخاصة .
بالإضافة إلى السجل العادى، قد تستخدم عدة سجلات خاصة ذات فائده مثل سجل الهاتف وسجل الإجتماعات وسجل المقاطعات حيث تفيد فى التزويد بمعلومات تفصيلية أكثر مما يزودنا به السجل العادى .
(2) تحليل الوقت
يقصد بذلك التعرف على الأنشطة غير المنتجة التى تستغرق الوقت والأنشطة التى تسبب ضياعا له، ويمكن التخلص منها أو السيطرة عليها، على أن تكون نقطة البدء فى هذا السبيل هى إقتناع المدير بأنه فى إمكانه زيادة فعالية توظيفه للوقت وأنه وحده الذى يستطيع أن يزيد هذه الفعالية .
ويمكن إجمالى عوائد تحليل الوقت فى الآتــى :-
التعرف على الأنشطة التى لا حاجة للمدير أن يقوم بها ولا ينجم عنها أية نتيجة مفيدة، الأمر الذى يؤدى إلى التساؤل عن ماهية الأضرار التى قد تترتب على عدم قيامه بنشاط ما؟ فاذا ما ظهرت الإجابة بأنه لا ضرر فإن عليه أن يتوقف عن أداء ذلك النشاط لأنه يمثل مضيعة للوقت .
الوقوف على المهام التى يقوم بها المدير حاليا ويستطيع تفويضها للآخرين .
تحديد الأنشطة التى تؤدى إلى ضياع وقت المدير ويستطيع السيطرة عليها، والأنشطة التى يقوم بها وتؤدى إلى ضياع وقت المرؤوسين، فقد يقوم المدير فى بعض الحالات بعمله بكفاءة ولكنه يكون سببا رئيسيا فى ضياع وقت المرؤوسين إذ لا يفهم أو لا يدرك ما يقوم به المرؤوسون (وهذا على خلاف الشائع) والتغلب على هذه المشكله لا يحتاج إلى تفصيل كثير إذ يكفى تحديد المهام بدقة وتحديد السلطة والمشاركه والتعرف على إذارة المرؤسين لأوقاتهم .
تحليل الأنشطة باستخدام مصفوفة المستعجل والمهم
يكتسب النشاط قيمته من اسهامه فى تحقيق الأهداف، فكلما كان إسهامه كبيرا كانت قيمته عاليه وكان أكثلا أهمية، والأنشطة المهمة تعطى نتائجها فى المدى الطويل، فى حين تعطى الأنشطة المستعجلة نتائجها فى المدى القصير، وهى أكثر (الحاحا) من الأنشطة المهمة، كما أنها قد تسهم أو لا تسهم فى تحقيق الأهداف.
وكلما كان النشاط مستعجلا كان الإحتمال ضعيفا فى أن يكون مهما. وفى المقابل كلما كان النشاط أكثر أهمية كان الاحتمال كبيرا فى أن يغدو مستعجلا .
إن المشكلة التى تواجه المدير عادة هى أنه يعيش فى توتر وقلق فيما بين ما هو مستعجل وما هو مهم من الأنشطة فالأنشطة المهمة ليست محل استعجال لتنفذ اليوم أو حتى هذا الأسبوع، فهى نادراً ما تكون مستعجلة، فى حين تستحوذ الأنشطة المستعجله على الإهتمام وإزدياد الرغبة فى إنجازها، ذلك أنها تسبب ضغطا نفسياً على المدير مع كل ساعة تمر أو مع كل يوم ينقضى .
والمدير لا يعرف أحياناً أن النشاط المستعجل هو عاجل حقيقة أم أنه يتنكر بهذا الثوب ويصبح بالتالى من عاداته أن يستجيب له كأنه مستعجل فعلا مع أنه ليس كذلك، كثير من الأنشطة المستعجلة تلبس فى الحقيقة هذا الثوب. وما يحتاج إليه المدير هو الحكمة والشجاعة والنظام للقيام بالنشاط المهم أولا. فإذا ما استطاع أن يقف أمام طغيان المستعجل واستبداديته فإنه يغدو قادر على حل معضلته بالنسبة للوقت .
إن المصفوفة التالية ذات قيمة عاليه فى تحليل الأنشطة، وبالتالى معرفة نسبة الوقت المنقضى على ما هو مهم وعلى ما هو مستعجل .
غير مهم مهم
3 1 مستعجل
4 2 غير مستعجل
مصفوفة المستعجل والمهم من الأنشطة
يشير المربع الأول من المصفوفة إلى أن الأنشطة الواقعة فيه مهمة ومستعجلة ويرغب الجميع فى أن يكون عدد هذه الأنشطة قليلاً.
والأنشطة فى المربع الثانى مهمة وغير مستعجلة ويمكن تأجيلها فان الوقت المنصرف عليها قليل. وتشير الدراسات إلى أن نسبة الوقت المستغرق فى أدائها تتراوح بين (10%) و (40%) ومثلها الاجتماعات، والوصول إلى مكان العمل متأخرا، وتركه مبكراً. يشير المربع الثالث إلى أن الأنشطة الواقعة فيه غير مهمة ومستعجلة وهى وفق هذه النظرة تستهلك جزءاً كبيراً من الوقت بالرغم من إسهامها القليلة فى تحقيق الأهداف وتمثل على ذلك بالهواتف والزوار، وهى تستحوذ على نسبة تتراوح بين (50%) و (70%) من الوقت، فى حين أن الأنشطة فى المربع الرابع غير مهمة وغير مستعجلة .
تأتى هذه المصفوفة لتسترعى الإنتباه إلى أن المهام المستعجلة لبست بالضرورة مهمة، إذ كثيرا ما تأتى صفة الإستعجال نتيجة لضغط الأزمة ووطائها سببا فى اضطراب الاولويات وبالتالى فان المدير الفعال لا يسلم نفسه للأمور المستعجله ويرضخ للإدارة بالأزمات .
يعتقد المدير أن كل ما يعمله مهم، وهذا ليس صحيحاً، إذ لو حاول أن يحلل الأنشطة التى يقوم بها وفق المصفوفة المشار إليها لا تضح له (إذا ما كان أمينا مع نفسه) أن بعض الأنشطة التى يقوم بها أكثر أهمية من بعض، بل إنه يقضى وقتا طويلاً فى القيام بأنشطة غير مهمة .
(3) تخطيط الوقت
على الرغم من الاعتقاد بأهمية التخطيط فإنه لا يتم تخصيص الوقت الكافي لهذا النشاط الحيوي ويميل الأفراد إلى إشغال أنفسهم بما هو عاجل من المهام على حساب ما هو مهم. وهو ما يطلق عليه فى دراسات الوقت طغيان المستعجل .
التخطيط لا نلمس نتائجه إلا بعد فترة من الزمن وربما لا نلمسها أبداً ولذلك نتردد فى القيام به تبعا لترددنا فى القيام بأى عمل لا يقدم لنا نتائج سريعة، على الرغم من أن التخطيط يعمل على تجسير الفجوة بين ما هو قائم فعلا أو ما نحن عليه الآن وبين ما تستهدف تحقيقه، وهو أسلوب يصل المستقبل بالحاضر، ومع ذلك لا يقوم به الأفراد عادة لأنه نشاط معقد يتطلب تفكيراً فى المستقبل بطريقة منتظمة وتنبؤا بالأحداث المتوقعة واستشرافا للمستقبل .
وإذا كان التخطيط كنشاط على هذا النحو فيه صعوبة فان تخطيط الوقت فيه قدر أكبر من الصعوبة لأنه يعنى وضع إطار مسبق للوقت ووضع حدود له .
ويتضمن التخطيط الإجابة عن هذه الأسئلة
1- ماذا يجب أن يعمل ؟
2- متى يجب أن يعمل ؟
3- أين يجب أن يعمل ؟
4- ما الذى يجب أن يعمل ؟
5- ما هى الأولويات ؟
6- ما مقدار الوقت المستغرق ؟
:'>
