Advanced Search

المحرر موضوع: تعليمات مديرك غير واضحة  (زيارة 681 مرات)

0 الأعضاء و 1 ضيف يشاهدون هذا الموضوع.

أبريل 30, 2006, 11:30:39 مساءاً
زيارة 681 مرات

بشارة

  • عضو مشارك

  • ***

  • 397
    مشاركة

  • مشرف العلوم الإدارية

    • مشاهدة الملف الشخصي
تعليمات مديرك غير واضحة
« في: أبريل 30, 2006, 11:30:39 مساءاً »
تعليمات مديرك غير واضحة      
 
المشكلة :

خرجت للتو من مكتب المدير المسؤول عنك وأنت في غاية التشويش والإرباك؛ فبعد أن استمعت إليه لأكثر من نصف ساعة، فإنك ما زلت غير متأكد مما يريده منك وما يجب عليك فعله. فقد يكون ذلك تقريراً حول استراتيجية التسويق، أو ربما تقريراً حول الأمور الفنية، والشيء المؤكد هو أنه يريد شيئاً مكتوباً حول حسابات الاستثمار المشتركة الجديدة.  ويبدو أن المهام الموكلة إليك أخذت تظهر وكأنها حبكة في رواية المحقق السري، أدلة غامضة وغير كافية ولا تظهر إلا في النهاية.

كيف تتغلب على هذه المشكلة?

 

الحل :

 

أسباب محتملة:

1.مديرك نفسة لا يدري ما يريد

فهو ربما  يطرح عليك الأفكار وينتظر منك أن تصوغها وتضيف إليها المحتوى المناسب. وحتى لو كان لا يدرك ما  الذي يريده إلا أنه سيدركه حين يشاهده. - ربما أن الإدارة العليا قد كلفت مديرك بهذه المهمة وهو لا يدري ما هو المطلوب بالضبط.

فقد تكون التعليمات التي وصلت إليه لا تقل غموضاً عن التعليمات التي نقلها إليك بعد أن استنفذ طاقته محاولاً توضيح المحتوى. وحالكما في هذا الفرض كالأعمى الذي يقود الأعمى.

2. ربما أن مديرك لا يستطيع أن يصوغ ما يريد في عبارات واضحة فهو يدرك جيداً ما يريد، ولكنه لا يحسن وضع أفكاره لغايات التنفيذ.

 

ملاحظة:

يجب عليك أن تتمتع بالقدرة على قراءة العقول أحياناً لكي تكون مرؤوساً جيداً. وهذا ليس بالأمر المقصور على المديرين. وربما واجهت هذه المشكلة عندما كنت تقوم بعمل تقني. والفارق الوحيد هو أنه في العمل التقني إذا أخطأت في تقدير وتفسير المهمة الموكولة إليك فإن جهدك وحده هو الذي سيذهب سدى. إما في موقع الإداة فإن الخطأ في فهم المهمة الموكلة إليك سيضيع جهد الفريق أو الوحدة التي تعمل تحتك.

 

الحلول:

الفرض الأول:

إذا كان رئيسك لا يدري ما يريد

عليك أن تحاول الحصول على مزيد من المعلومات دون أن تجعله يفقد صبره معك. اسأله عن التفاصيل التي يستطيع أن يقدمها لك عما يريد. فربما أنه قد شاهد منتجاً شبيهاً للمنتج الذي طلب منك أن تطوره، أو ربما أنه يعرف شخصاً في مؤسسة أخرى يعمل في ذات الشيء. وكن حذراً في إلحاحك بشأن التفاصيل. فالأغلب أن مديرك قد نقل إليك كل ما يعرف عن الموضوع، وإصرارك على مزيد من التفاصيل التي لا يعرفها قد يوقعه في الحرج ويتسبب في استثارة أعصابه.  تحدث إلى الأشخاص الذين تثق بهم في الشركة حول كيفية معالجتهم لهذا الموضوع عندما واجهوا مهمة مماثلة. ما هي الأشياء التي تعتبر مهمة بالنسبة للمدير؟ المحتوى؟ التقديم والشكل والأسلوب؟

 

 وغير ذلك، ثم حاول أن توجه ما تنتجه نحو الأشياء التي تعتبر مهمة. وبعد أن تفرغ من جمع المعلومات الأساسية، ارجع إليه ثانية لتحصل على موافقته على الاتجاه الذي ستسير فيه. اصغ جيداً لانتقاداته، فقد يكون لا يدري ما الذي يبحث عنه، إلا أن ردة فعله الأولى سترشدك إلى الأشياء التي تجلب انتباهه بقوة. ثم أعد المحاولة مرة بعد مرة إلى أن تحقق المطلوب.

 

ولا تجعل انعدام التوجيهات يثير لديك الاحباط، فالأمور ستبدو صعبة  في البداية، وقد يتولد لديك شعور بأنك لن تستطيع أبداً إرضاء مديرك. ولكن شيئاً فشيئاً سيتكون لديك فكرة عما يريده.

 

الفرض  الثاني :

 إذا كان مديرك قد تلقى تعليمات غامضة من إدارته العليا

كما هو الحال في الفرض الأول إعلاه، حاول الحصول على أكبر قدر من التفاصيل من مديرك. ركز على أهداف وغايات المهمة، واذا وجد في الشركة أشخاص تعرفهم وتثق بهم وكانوا قد عملوا تحت إشراف مديرك وربما سينتهي إليهم مراجعة وتقويم المهمة الموكلة إليك، فتشاور معهم حول الطريقة المثلى للبدء. راجع تقارير الشركة لمعرفة كيف تقدم المعلومات إلى الإدارة العليا، ثم ابن تقريرك على ذلك الأساس.   وحاول أن ترافق مديرك عندما يقوم بعرض ما قمت به أمام المسؤولين عنه، وبهذا يمكنك أن تتلقى بنفسك التغذية الراجعة وتقيس التوقعات. اعتمد على نصائح مديرك في هذه المهمة؛ فهو المكلف بإنجاز هذه المهمة من الإدارة العليا، وأنت الأداة التي ستنفذها، فإذا لم تكن النتائج كما هو متوقع فسوف لن تكون أحسن حالاً من مديرك. لذلك فإن من مصلحة مديرك أن يساعد على النجاح في هذه المهمة.

الفرض الثالث:

 إذا كان مديرك لا يحسن صياغة أفكاره بوضوح

وهذا الوضع هو أكثر تعقيداً من الفرضين السابقين، لأن مديرك يعرف جيداً ما يريد وربما يعتقد بأنك يجب أن تعرف ذلك جيداً لأنه وضح لك ذلك.  والاحتمال الأغلب أنه لا يعلم أنه لا يحسن نقل أفكاره إلى الآخرين. فإذا كنت تتمتع بعلاقة مع مديرك تتسم بالثقة والانفتاح، فإنك تستطيع أن تقول له أنك لا تعرف جيداً ما يريد، ويمكنك أن تطرح عليه الأسئلة إلى أن تتجلى المهمة بوضوح ، أما إذا كنت لا تثق برئيسك لدرجة تسمح لك بالاعتراف بتشوش أفكارك حول المهمة، فعليك أن تتوجه إلى زملائك في العمل ممن تثق بهم  ليسدوا لك النصيحة. فعلى الأغلب أنهم يعرفون طبيعة الأشياء المقبولة. وقد تكون المهمة المطلوبة منك هي عبارة عن تقرير روتيني يمكنك وضعه بكل سهولة متى عرفت ما هو.

وعلى المدى البعيد، انتبه جيداً حين يقوم رئيسك بتكليف الآخرين بمهمات أخرى، وتحدث إليهم عما أنجزوه في هذه المهمات.

 

ومع مرور الوقت يكون قد تكون لديك ملكة خاصة حول طبيعة متطلبات رئيسك وتفسير تعليماته على الوجه المطلوب.

مايو 03, 2006, 08:07:23 مساءاً
رد #1

Mgh

  • عضو خبير

  • *****

  • 3536
    مشاركة

    • مشاهدة الملف الشخصي
تعليمات مديرك غير واضحة
« رد #1 في: مايو 03, 2006, 08:07:23 مساءاً »
فعلا مشكلة نقابلها
هناك أشياء جميلة في حياتنا لكننا لانراها لاننا لانكلف أنفسنا محاولة النظر اليها.. وربما تشابه الايام والروتين يحجب الرؤية عنها