فن التعامل مع الورق

[اخطبوط]

فـــن التعامل مع الاوراق
في موضوعنا اليوم سنقوم بحملة للتخفيف من الأوراق والتعامل بحزم معها . وذلك لأننا يجب ان نمنع أنفسنا من الغرق في بحر من الأوراق ، لأن زحمة الأوراق قد تخفي تحتها أوراقاً مهمة. وهنا يخطر سؤال لماذا لا نكتفي بوسائل الإتصال الشخصية أو الإتصال عبر الحاسوب ؟ ولماذا لا يكون إستخدام الأوراق آخر وسلية نلجأ إليها ؟ لذا نعرض بعض الإستراتيجيات لتخفيف تراكم الأوراق:-
• التنبية او إلزم الآخرين بالإختصار في عدد الأوراق المرسلة لك.
• قم بإعادة إرسال الأوراق إذا دعت الحاجة إلى ذلك وغير مبرر الاحتفاظ بها .
• تحدث إلى الأشخاص بدلاً من إرسال الأوراق إليهم .
• إطلب من الزملاء أن لا يرسلوا تقارير إلا في الحالات الإستثنائية.
• خفف عدد الوراق المرسلة للآخرين.
• قم بإعادة الأوراق الغير ضرورية إلى مرسلها.
• لا تتردد في العمل على الورقة الواردة لك.
• تفادى كثرة المفكرات ودفاتر الملحوظات.
• تفادى علب الأوراق التي تستوعب عدداً كبيراً منها.
• ضع الأوراق التي لم تنجز بعد في ملف ظاهر.
• استعمل مفكره الهاتف المحمول الالكترونية بدل استعمال كثره الاوراق الصفراء المعلقه على
   حائط مكتبك او لوحه اعلاناتك بتفعيل ميزه المنبه لكل مذكرة او موعد عمل
.
                 وسؤالنا كيف نتخذ قرار... ماذا سنفعل بها ؟

           هناك أربع طرق للتصرف بالأوراق فور وصولها إلينا:-
•  تحويلها..توضع فوراً في علبة الأوراق التي يجب إرسالها إلى الشخص المناسب.
• العمل عليها.. إجراء اللازم لها.
• توثيقها وتخزينها.. توضع في المكان المناسب بحيث يسهل الحصول عليها.
• التخلص منها فى حالة استيفاء مضمونها .
 
ولكن ما هي الأوراق التي نتخلص منها؟
إذا نسي المرء انه يحتفظ بشيء ما... أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء، فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه ابداً. فما نتخلص منه هو:-
• ما لا نعود إليه أبداً.
• ما يسهل إيجاده عند الآخرين.
• ما يقل مردوده.
• الاوراق التى تصنف سريه كعروض الاسعار او المناقصات باعدامها  
  بجهاز فرم الورق فى حاله وجودها عندك كمرجع موقت والاصل محفوظ بالارشيف الخاص بها

آمل أن نبدأ اليوم حملة للتعامل الفعال مع الأوراق لنسعد بمنظر راق لمكاتبنا. وتذكر أن رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة.



منقول ومنقح

[ابو يوسف]

السلام عليكم

ذكرتني بالأوراق الكثيرة المتناثرة عندي في كل مكان

صحيح انها لا تتعلق بالادارة او الشركات او الاقتصاد

لكن موضوعك سيساعدني على عدم تأجيل الامر

شكرا جزيلا لك

'>

[الأحيائي الصغير]

الله يعطيك العافية أخي العزيز اخطبوط

و جزاك الله كل خير

 '>

[darshov2010]

السلام عليكم
اخي هذا والله كلام جميل وبمناسبة هذا الموضوع ارجو منك ان تتكرم انت او  اي من لاعضاء الاحباء با مدادي ببحث او معلومات عن دور الوثائق (الورقية) في اتخاذ القرار وشكرا لك على المجهود

[الدمع]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

 أخطبوط .. كم أنت رائع في معلوماتك '>

 حقاً أنا أستفيد منها لأنها تفيدني في وضعي الخاص ، فأنا لا أملك شركة رغم أني أعمل في شركة كعمل ثانوي ، ولكن مثل هذه الأفكار والأمور جميلة ومختصرة ومفيدة '>


 بارك الله فيك ونفع بأيديك الثمانية والحبر الذي تنفثه هنا لإفادتنا  '>

 أخوك .. الدمع

[bioComputer]

ههههههههههههههههههههه.....


اول شئ اعمله عندما استلم العمل من زميلى ...هو ...:

انى اقطع كل الورق وارميه فى الزبالة ....!!!!!

شكرا لك '>

[deyamag]

المستند الورقي من أخطر أنواع المستندات وأكثرهم فعالية .
لن أكثر من الكلام ولكن هذه قناعاتي .
شكراً علي تحملكم لي .

[zyad_a]

السلام عليكم ورحمة الله
التقنية الحديثة تساعد على التقليل من الورق في المكاتب لا سيما في المنظمات التي أدخلت نظام الأتمتة في مكاتبها ، ومع ذلك فلا زلنا متأخرين كثيراً في هذا المجال ومن الصعوبة التخلص من الورق الكثير حالياً حتى وإن طبقنا الحكومة الإلكترونية .
وتقبلوا تحياتي

[بريق الأمل]

السلام عليكم
مشكور اخى اخطبوط على هذا الموضوع وصراحة اول ما قرات العنوان ظننت انك ستتحدث عن فن تشكيل الاوراق (عمل اشكال بها) لم اكن اتخيل انه فن ترتيب الورق  وعلى كل فقد افادنا موضوعك فما من احد الا ولديه كومة من الاوراق المتناثرة هنا وهناك

دمت بخير