مرحباً بكم....
في عددنا اليوم سنقوم بحملة للتخفيف من الأوراق والتعامل بحزم معها . وذلك لأننا يجب ان نمنع أنفسنا من الغرق في بحر من الأوراق، لأن زحمة الأوراق قد تخفي تحتها أوراقاً مهمة. وهنا يخطر سؤال لماذا لا نكتفي بوسائل الإتصال الشخصية أو الإتصال عبر الحاسوب؟ ولماذا لا يكون إستخدام الأوراق آخر وسلية نلجأ إليها؟ لذا نعرض بعض الإستراتيجيات لتخفيف تراكم الأوراق:-
· إلزم الآخرين بالإختصار في عدد الأوراق المرسلة لك.
· قم بإعادة إرسال الأوراق إذا دعت الحاجة إلى ذلك.
· تحدث إلى الأشخاص بدلاً من إرسال الأوراق إليهم.
· إطلب من الزملاء أن لا يرسلوا تقارير إلا في الحالات الإستثنائية.
· خفف عدد الوراق المرسلة للآخرين.
· قم بإعادة الأوراق الغير ضرورية إلى مرسلها.
· لا تتردد في العمل على الورقة الواردة لك.
· تفادى كثرة المفكرات ودفاتر الملحوظات.
· تفادى علب الأوراق التي تستوعب عدداً كبيراً منها.
· ضع الأوراق التي لم تنجز بعد في ملف ظاهر.
وسؤالنا كيف نتخذ قرار... ماذا سنفعل بها؟
هناك أربع طرق للتصرف بالأوراق فور وصولها إلينا:-
· تحويلها..توضع فوراً في علبة الأوراق التي يجب إرسالها إلى الشخص المناسب.
· العمل عليها.. إجراء اللازم لها.
· توثيقها وتخزينها.. توضع في المكان المناسب بحيث يسهل الحصول عليها.
· التخلص منها.
ولكن ما هي الأوراق التي نتخلص منها؟
إذا نسي المرء انه يحتفظ بشيء ما... أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء، فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه ابداً. فما نتخلص منه هو:-
· ما لا نعود إليه أبداً.
· ما يسهل إيجاده عند الآخرين.
· ما يقل مردوده.
آمل أن نبدأ اليوم حملة للتعامل الفعال مع الأوراق لنسعد بمنظر راق لمكاتبنا. وتذكر أن رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة.
