Advanced Search

المحرر موضوع: تجربة  (زيارة 537 مرات)

0 الأعضاء و 1 ضيف يشاهدون هذا الموضوع.

مارس 03, 2008, 09:06:19 مساءاً
زيارة 537 مرات

حوات2

  • عضو مبتدى

  • *

  • 2
    مشاركة

    • مشاهدة الملف الشخصي
تجربة
« في: مارس 03, 2008, 09:06:19 مساءاً »
لقد قسمت المنشأة من حيث الدراسة والتنظيم إلى قسمين:


القسم الأول : يهتم بالإدارة العليا أي بالمدير العام ومدراء المناطق الجغرافية .
القسم الثاني: يهتم بتنظيم الوظيفي ،والعمليات الإدارية داخل الفروع أي بين الإدارة العليا للمنطقة
                   وبين الإدارة الوسطى والدنيا (المدير العام للمنطقة والعاملين).


ولقد قسمت المنشاة إلى قسمين لكي يسهل عليّ
دراسة وتحويل هذه المنشأة إلى مؤسسة
يمارس فيها الوظائف الإدارية كاملة.



أولاَ : دارسة المنشأة الكبرى (الإدارة العليا)
هي دراسة شاملة حول الأنشطة وأوجه العمل وتخصيصه ‘ بين كلاَ من المدير العام ومدراء المناطق أو مجلس الإدارة من حيث توزيع السلطة والمسؤولية وتوزيع الأنشطة أي أنشطة الإدارة العليا.


ثانيا: دراسة المنشأة الصغرى(الإدارة الوسطى والإدارة الدنيا )
وهي دراسة شاملة حول الأنشطة وأوجه العمل وتخصيصه، بين مدير الفرع والعاملين من حيث موقع كل واحد منهم والسلطة والمسؤولية أي توزيع الأنشطة في الإدارتين  الوسطى والدنيا.


وأبدأ مستعينا بالله في الإدارة العليا أي ما أقصد في دراستي المنشأة الكبرى  













الإدارة العلــــــــــــــــــيا
أهم الميزات والعيوب
وإصلاحها أينما وجدت


ولأننا أهتم بتنظيم المؤسسة لابد من ذكر أولاَ العيوب التي وجدت في المنشأة حسب خبرتي وممارستي:

1- عند طلب البضاعة من المستودع أوالمخزن الكبير ، أو المستودع الرئيسي يتم الطلب عبر التلفون وليس كتابياً. وهذا الخطأ  لا تنجح  الإدارة بوجوده ؛ لأنها تعد  هذه الأوراق من السجلات الهامة التي يؤدي فقدنها إلى مظاهر سوء الإدارة .
فيجب أن يكون أي طلب من أي فرع من الفروع أن يمر على عدة مراحل المدير العام للمنطقة والذي هو الآن في مكان أو مقام الطالب ثم بعد ذلك المدير العام ثم بعد ذلك إلى أمين المخازن ثم إلى مستلم البضاعة....

2- عدم التفرقة بين مسئول عن المشتريات والذي يستلم البضاعة عند وصولها إلى مستودعات المنشأة والمحاسب عن أمين الصندوق أو أمين المستودعات........  وغيرها.
فيجب التفرقة في المؤسسة  بين المسئول عن المشتريات وعن مستلمها، والمحاسب  عن أمين الصندوق أو أمين المستودع حتى يتبين ماينساه غيره.

وإن أهم مميزات هذه المؤسسة التي وجدت في الإدارة العليا حسب خبرتي وممارستي فيها :
1-   الهيكل التنظيمي لها أو التنظيم الوظيفي المبين كالأتي:

                                                
 
2-   إن الهيكل التنظيمي لهذه المنشأة هو أهم مايميزها عن غيرها , وهو الهيكل التنظيمي حسب المواقع الجغرافية ويمتاز هذا التقسيم بالآتي:
أ‌-   السرعة في اتخاذ القرارات في الموقع دون انتظار موافقة المركز الرئيسي.
ب‌-   سهولة التنسيق بين جميع العمليات في المنطقة الواحدة.
  ج- تنمية قدرات المدراء .
 د- توفر للمناطق المختلفة القرارات الإدارية أفضل في ضوء الظروف الخاصة لهذه المنطقة.
 مثلا : صنعاء يبدأ الشغل من وقت كذا إلى وقت كذا لأنه بادره عكس عدن قرارات مختلفة يبدأ الشغل من وقت كذا إلى وقت كذا لأنه حارة وغيرها من الظروف المحلية لكل منطقة....



تابع دراسة الإدارة العليا





3-   وجود السلطة اللامركزية حيث لا يتدخل أو يقل تتدخل المدير العام في القرارات المأخوذة من قبل المدير العام للمنطقة.



4-   ولقد أدت هذه السلطة في المؤسسة إلى مميزات وأهمها هي :
            


أ- سرعة في اتخاذ القرارات وقصر المسافة بين مركز اتخاذ القرار الذي مصدره من المدير العام للمنطقة ،وموقع تنفيذ والذي هو الإدارة الدنيا أو العمال.
ب- تنمية القدرات الإدارية المدراء المناطق وتأهيلهم لإستلام وظائف إدارية أعلى في المستقبل.
ج-  زيادة رضى مدراء بالمؤسسة وذلك لاشتراكهم في عملية اتخاذ القرارات التي يصدرونها إلى الإدارة الدنيا.
د- يمكن لكل فرع من الفروع أو كل مدير من مدراء المناطق في اتخاذ القرارات في ضوء الظروف المحلية .
   















      
الإدارة الوسطى والإدارة الدنيا
دراسة تنظيميه كونها مؤسسة

 
تكمن أهمية التنظيم الوظيفية في المؤسسة :

1- القضاء على الازدواجية في العمل حيث يتم تحديد وظيفة كل فرد عامل في المؤسسة  من المدير إلى العامل .

2- إن التنظيم يحدد العلاقة القائمة بين المدير العام للمنطقة، ومدير الفرع، والعاملين وكلُ واحد منهم يعرف موقعه الإداري وما وكِل إليه من أعمال يجب القيام به.
3- تحديد السلطة والمسؤليه  الممنوحة لكل فرد فلا تبالغ أي وحده بدور الذي تلعبه لأن هناك السلطة ومسؤليه أكبر منة، لذلك تكون السلطة  كشكل هرمي.
4- إن التنظيم الإداري يعمل على تصنيف العمل وتحديد أهميته وتوزيعه بين الأفراد
مثلاً :
تصريف هذه الكمية اولاَ قبل هذه الكمية ،هذا التنظيم بذاته لأنه هذا القرار قد اخذ دراسة من قبل الإدارة  العليا ، يصدر هذا القرار عنها إلى الإدارة الوسطى التي تقوم برمجة هذا القرار إلى معادلات الأهمية لأنه أي بيع هذه الكمية مهمة جداً وغيرها مهمة نسبية لأنه تندرج تحت الطرق الوصول إلى الهدف.

5- إن التنظيم يعمل على التوزيع الجيد للقوى العاملة بتحديد الإدارة الدنيا، ومن حيث التوزيع إن كان لم يوجد توزيع جيد كما هو الحال لا يمكن  مكافأة الزبائن أو العملاء  مثلاً : في الموسم أي في شدة العمل حسب ممارستي يرجع ذلك ليس من قلة العمال ولكن لعدة أسباب منها :
أ- عدم الالتزام بالمواقع وتوجيهات.

ب- عدم إصدار الأوامر المدروسة جيدً من قبل الإدارة العليا للفرع المبنية على إشراك الإدارة الدنيا في طرح البدائل.

ج- عدم تفويض السلطة الكافية  في ذلك الحين، المدير من قبل المدير العام للمنطقة ،بمراقبة الإدارة الدنيا وخطوات سير العمل حسب ما هو  مبين من قبل المدير العام للمنطقة والالتزام لاستراتيجيات بالقواعد والقوانين والقرارات الازمة لخوض هذا الموسم بنجاح المبني هذه القواعد والاستراتيجيات والقوانين على دراسة مسبقة .  










تطرق التنظيم الوظيفي
وتفاصيل المؤسسة للوصول الهدف


يلزم عند تنظيم الوظيفي تحديد الأهداف الواضحة .
* الهدف هو : تقديم خدمة نافعة للمجتمع لتحصل على الإرباح ملائمة تحقق بها هدف البقاء والاستمرار والازدهار، إلى جانب أهداف ثانوية يحدده المدير العام ومجلس الاداره.

هنا الهدف واضحا فيجب علينا:
1-   يجب تحديد الأنشطة وأوجه العمل للازمة لتحقيق .
أ‌-   بنسبه إلى نشاط نستطيع أن نقول هو (التسويق ) وغيرها.
ب‌-   أوجه العمل الأزمة لتحقيق لتسويق أكبر, ندرس التسويق بشكل عام للمؤسسة

 
دراسة التسويق ووظائفه وأهميته للمؤسسة

أن وظائف التسويق هي :  1-البيع  2- الإعلان  3- البحوث التسويقية.

وتسويق بحد ذاته هو تحديد رغبات المستهلك أي تحديد ماذا يريد المستهلك من أنواع أو من خامات ولا تلزم أن تكون الغالية الثمن أو ذو جودة عالية بل يرجع طلب المؤسسة للبضاعة حسب رغبة المستهلك.
إن تحقيق هدف المؤسسة لا يقوم إلا بإلتماس احتياجات المستهلك ، إشباع رغباته ؛لأنه هو سيد السوق.

فيجب الترويج بكل البضاعة، وعمل جدول للتوزيع (أسبوعيا أو شهرياً) بما يتناسب مع المؤسسة ليس عند وصول البضاعة الجديدة بل حتى البضاعة القديمة لأنه تكون جديدة عند الذي الم تصله بعد أي لا يوجد قديم بالخالص مع التسويق.وهذا بعض أوجه العمل اللازمة للتحقيق الهدف.

2-    يلزم وجود الهيكل التنظيمي الوظيفي داخل كل فرع من فروع المؤسسة هو كالأتي :


 
بحيث يكون مدير الفرع ملائماً بكل الحالات. وإن لم يكن موجود يفوض هذه العمل إلى الوحدات اى  التعامل مع تجار الجملة إلى الوحدة الموكلة بذالك،خدمة المستهلك إلى الوحدة الخدمة ، وهكذا لا تبالغ كل وحده بدور الذي تلعبه في المؤسسة  حيث أن كل وحده تعمل تحت سيادة الأخرى عند وصول العمل إليها أو في العمل الموكل لها.
3-     تجميع الأنشطة أو تخصيص وحده لكل من الأنشطة وتحديد نقاط الإشراف.
أ‌-   تجميع الأنشطة أي تجارة في الملابس الجاهز أو العطور  أو المعاوز ......وغيرها .
وتخصيص لكل نشاط وحدة تهتمم بذلك , لكي توجد المهارة في التعامل مع المستهلك . ويجوز في هذا البند أخذ الوحدة الواحدة أكثر من نشاط لكن يكون النشاط الموكل به مهم جدا بنسبة لتقييمه من الأنشطة الأخرى.
ب‌-   تحديد نقاط الإشراف هنا ليس مهم  لان هذا لبند لا يكمن أهميته إلا في المؤسسات الضخمة اى سوف نحتاجه في المستقبل إن شاء الله إذا كان في العمر بقيه ، ونجحت الإدارة في إدارتها.

4-   توفير التنسيق وتكامل بين الإدارة بشكل عام.
توفير التنسيق بين:
أ‌-   وحدة التعامل بين تجار لجملة وحدة تجار التجزئة وحدة خدمة المستهلك.
ب‌-   مدير الفرع وبين تلك الوحدات حيث يكون هو مكملا لها أي يقوم بتلك لوظائف جميعاً.
ج- بين المدير العام للمنطقة ومدير الفرع ويكون مكملاً لها.

5-    تقسيم من حيث تخصيص وهذا يحتاج إلى سمات الخبرة.
وهنا يجب فصل بين كل وحده غير كل الأنشطة السابقة أي انه يسمح للوحدة الواحده بعمل في نشاط واحد:





                                        التسويق                                                                                                              
   وحدة البيع                                               تكمن في الإدارة العليا في الفرع
                                       رصد المبيعات                                                                                                                                                
                                           الجرد
                 وحدة المخازن
                                         مراقبة السلع                     لجنة فجائية من قبل المدير العام  
                                                                                             للمنطقة
               وحدة المشتروات           ويكون من نتائج اللجنة الموكلة من قبل المدير العام للمنطقة
                                               وهنا ليس شراء بالفعل بل طلب من المستودع الرئيسي
                                               وحسب تكلفه ويكون كتابياً من المدير العام للمنطقة إلى          
                                               مسئول المخازن  





6-    التسلسل الرئاسي والعلاقات الوظيفية:
أ‌-    التسلسل الرئاسي
يكون من مدير العام إلى مدير عام المنطقة ثم إلى مدير الفرع ثم إلى الوحدات أو العمال.
ب‌-    العلاقات الوظيفية.
تكون العلاقات الوظيفية قائمه تصاعديا ً بنسبة لسلم التسلسل الرئاسي أي انه تكمن قوة العلاقة الوظيفية بين المدير العام للمنطقة بكل وحدة في المؤسسة،  لأنه يكسب في هذا العلاقة قوة الاتصال، وتسهيل في تنسيق بين الأعمال والأفراد، وتسهيل تكيف الأفراد في المؤسسة. ويرجع كل ذالك إلى عدم وجود عائق للاتصال بالمدير العام للمنطقة.

7-   الهيكل التنظيمي لـ فرع من الفروع داخل المؤسسة :


                  

 
                                                                                                                                     

                                                

8-    بعد أن تم ذكر الأنشطة وأوجه العمل وتنظيم الوظيفي وتحديد وتخصيص ،يتم الآن اختيار الأفراد أي وضع الرجل المناسب في المكان المناسب مايتناسب مع قدراته ومؤهلاته.

9-    يتم تحديد السلطة في الفروع وهنا عكس السلطة الموجودة في الإدارة العليا للمؤسسة  حيث سوف تكون هنا السلطة المركزية لان السلطة المركزية تمكن مدير الفرع و الإدارة الدنيا من الاستفادة من خبرات وقدرات المدير العام للمنطقة ، وكذلك تؤمن درجه عالية من تنسيق بين كافة نشاطات ،وتساعد في توحيد السياسات بين مستويات الإدارة في الفرع،وكذلك تخفف من الإجراءات الرقابية على الوحدات الاداريه.









هنا نكون  قد نظمنا عملنا وإن كان هناك في أي تعديل يتم حسب الظروف اى يمكن التعديل حسب الظروف.

ملاحظه :
 غالباً في كل المؤسسات تنقسم إلى ثلاث إدارة هما:

1-    الإدارة العليا
              هو المدير العام والمدير العام للمنطقة أو مجلس الإدارة.
 
2الإدارة الوسطى
هم المبرمجون الأوامر الصادرة من المدير العام أو هم مساعد المدير أو مدير الفرع .

2-    الإدارة الدنيا
هم الوحدات التنفيذية أو العمال.


 يختلف كل الهيكل التنظيمي الوظيفي من مؤسسة إلى أخرى لكن يجب مراعاة الآتي عند إعداد الهيكل:
              

1-   الأعمال والنشاطات التي تمارسه المؤسسة التحقيق الأهداف كالتسويق وغيرها
    باختلاف طبيعة عمل المؤسسة.

2-   الأفراد والعاملون.

3-   الموارد المتاحة للمؤسسة .

4-   تنظيم والإجراءات والخطوات والمراحل المخططة لأداء الأعمال والأنشطة.

5-   أسلوب توزيع العاملين بين الأعمال والنشاطات المختلفة.

6-   تحديد السلطات والمسؤوليات ومراكز الوظيفية.  



                                  سمات الهيكل التنظيمي العام

1-   السلطة المكتسبة للمدير العام هي السلطة الشرعية التي فوضت إليه من مجلس الإدارة.

2-   السلطة بين المدير العام ومدراء المناطق سلطة اللامركزية.

3-   السلطة بين مدراء للمناطق ومدراء الفروع والوحدة الإدارية الأخرى اى  الإدارة الوسطي والدنيا للفرع سلطة مركزيه.

4-   إن المدير أي مدير كان في الاداره العليا يجب أن يتسم بعدة  أمور نذكر أهمها هي:
أ‌-   مهارات فكريه.
ب‌-    ومهارات إنسانيه.
ج- ومهارات فنيه.
د- الخبرة والمرونة في تطبيق الوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابه.







وفي هذه المؤسسة نجد جز من الإدارة موجود مطبق بصوره عفويه لكن تطبيق جيد
وهو الخبرة أي الفن في الإدارة ،لكن الشق الثاني الذي هو علم الاداره من قواعد و أسس ونظريات
لا نجدها أي .............. ..........................................................................................
.
..........................................................................................
................................







تم هذا العمل بحمد الله فإن كان التقصير فمني والكمال لله.
طالب إدارة أعمال: عرفات عبد الله عبد الرحمن السامعي
تم إنجاز هذا العمل في الموافق 1 /3 /2008م.

عرفات السامعي

مارس 03, 2008, 09:26:56 مساءاً
رد #1

حوات2

  • عضو مبتدى

  • *

  • 2
    مشاركة

    • مشاهدة الملف الشخصي
تجربة
« رد #1 في: مارس 03, 2008, 09:26:56 مساءاً »
':203:'  ':110:'