أولا: المقــدمــة ..
نعيش في عالم تتسارع فيه الأحداث ويطوي الزمن. ونكاد لا نشعر بوقتنا كيف يمر وفيما نقضيه.
كلنا في أمس الحاجة إلى أن ننظم أفكارنا وأوقاتنا ونحاول الإستفادة من كل دقيقة في حياتنا،
إذا كنا ننشد حياة أفضل وعملاً مميزاً يقود إلى نجاح مؤكد.
هذا الكتاب الرائع البسيط السلس يضع أيدينا علي مفاتيح هامة نحتاجها بشدة
لنستطيع من خلالها تحقيق أقصى إنجاز ممكن بأقل مجهود في زمن قياسي.
ثانيــا: التفكـــــير:
1 ـ لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء، تقبل هذه الحقيقة ببساطه..
لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية. وإذا فعلت ذلك في كل من عملك وحياتك الشخصية،
فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت.
2 ـ صفي ذهنك. اهدأ. وركز على مهمتك. تجاهل أي شيء آخر. فالتوتر الزائد يجعل مهمتك
تبدو أصعب مما هي عليه. يمكنك التحكم في صفائك الذهنى بحيث لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك.
تفهم جيداً ما يجب عليك فعله وقم به في هدوء وراحة وثقة.
3 ـ لا تحاول أن تنشد الكمال. فمن السهل أن تقع في فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً.
لكن في أغلب الأحيان تؤثر محاولات تحسين العمل في النتيجة العامة،
بالإضافة إلى زيادة استهلاك الوقت والمجهود بدون داعى.
4 ـ تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية. فمن الغير مفيد لوم نفسك.
وعندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير.
لا تفكر في محاولاتك الفاشلة السابقة، تقبلها لأنها ببساطة طبيعة البشر. واصل عملك.
5 ـ تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج. هيئ ذهنك للتفكير في مكتبك كمكان لإنجاز المهام،
فكر باستمرار بهذه الطريقة، وستجد نفسك أكثر إنتاجاً كلما تواجدت هناك.
خصص مكان آخر للأعمال والأحداث والأنشطة الأقل أهمية. واجعل مكان عملك حصرياً للأنشطة الأكثر أهمية.
.
.
.
ثالثــا: التخطيط ..
6 ـ جهز قائمة بالمهام التي يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التي ترد لذهنك.
تكمن الفكرة في أن تدون كل شيء على الورق. لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير في أحد النقاط.
كل ما عليك هو الاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل.
7 ـ درج قائمتك تبعاً للأهمية. وأسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية :
أ ـ عاجل وهام. ب ـ هام وليس عاجل. ج ـ لا هام ولا عاجل.
النقـاط ( أ ) هي الأكثر أهمية لذلك تأخذ الأولوية القصوى دائماً.
والنقاط (ب ) تليها في الأهمية.
أمــا ( ج ) فلا تستحق تضييع الوقت بها.
اتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى،
دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة.
8 ـ خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية، فإنه نادراً ما يخذلك.
9 ـ قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة. اسأل نفسك
" ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كلياً من القائمة؟.
وإن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة، احذفها فوراً.
10ـ أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحاً. فليس من الضروري عمل كل شيء الآن.
أحياناً يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين أنفسهم.
احذف ما استطعت، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة.
11ـ طور عادة تدوين خطه على الورق لإنجاز المهام، سواء كانت كبيرة أم صغيرة.
فالنجاح الذي يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم.
ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا، عمل بسيط لكن فعال جداً.
12ـ استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك.
احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط.. إلخ.
لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لإنجاز هذه المهام.
13ـ توقف وفكر فيما تخطط له. كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية؟
استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك. فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.
14ـ حدد أهدافك. اكتبها واجعلها أمامك. حدد ما تعمل من أجله.
سجل أهدافك في خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار. ثم ضع تسلسل زمنى منطقى لإنجاز كل هدف.
15ـ ضع خطه مرنه لكل مشروع. سجل الهدف المراد إنجازه في قمة القائمة.
يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لإنجازها.
الفكرة من الخطة المرنة هي أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر،
وفي كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية. تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة
مما يؤدى مباشرة لإنجاز مهمتك.
16ـ خطط لكل ساعة من عملك اليومى. حدد أوقات لمهام جدولك اليومى.
أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها. استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية.
وإذا انتهيت من المهمة مبكراً، ابدأ مباشرة في إنجاز التالية.
استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً.
وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة،
كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.
17ـ استعد جيداً قبل كل اجتماع. ضع هدف محدد لكل اجتماع.
أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم. أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً،
وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية.
قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة ويكلف بمهمة جديدة.
أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد.
18ـ ركز. حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك.
هناك الكثير من الإغراءات التي تصرف انتباهك. الكثير من الأشياء الشيقة
لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى.
لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية، هكذا ببساطه.
19ـ في نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد. اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقاً.
سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً في الصباح. يمكنك أن تدخل مباشرة في عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات.
إتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية.
20ـ حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة. عندما تبدأ في إنجاز المهام،
فإنك تحتاج للعمل دون أي عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع.
21ـ قسم الأهداف إلى مهام أساسية. لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً.
أي هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ في تقسيمه
إلى خطوات عمل صغيرة جداً يمكن أن تبدأ بها في الحال.
تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به.
إذا فشلت في عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال.
22ـ أعط كل مهمة الوقت الكافي لإنجازها، هذه هي الطريقة الصحيحة.
إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد.
فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين.
23ـ حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ. خذ وقتك في عمل خلاصة سريعة للمشروع.
قسمه إلى خطوات. وقم بتحديد الوقت. دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير.
فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح.
24ـ عد ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية. اعرف أين تقف في أي وقت فيما يتعلق بأي مشروع تنجزه.
كن مدركاً لماهية الخطوات ومتى يجب أن تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية
هو أن يساعدك في الالتزام وتنظيم كل موعد نهائى بشكل مناسب.
وعندما يبدو لك أن الموعد النهائى ليس ببعيد، فمن الأفضل أن تبدأ فوراً بالعمل على المشروع.
25ـ توقع ما لا يتوقع. انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك.
إن خططت لها ستكون أقل إحباطاً وقادراً على الالتزام بالموعد النهائى.
كن واضحاً مع الآخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى؟ لكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالإنجاز.
راجع بشكل دورى بدلاً من الانتظار للدقائق الأخيرة وهذه هي الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح.
26ـ ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جداً في معدل إنتاجك اليومى.
التركيز على التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم. اتخذ قراراً رفع إنتاجك الشخصى
بنسبة مئوية صغيرة يومياً. قد يجعلك هذا حذراً في التخطيط، لكن تزايد معدل الإنتاج
سيكون كبيراً كما أنك ستصبح أكثر كفاءة.
27ـ ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر.
أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق.
أجعل النقاط واضحة ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شيء آخر.
إذا حصلت على المساعدة، يمكنك عملياً إنجاز خطوات إضافية.
أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة.
28ـ أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث.
عندما تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10 : 15 % زيادة في الوقت.
القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً.
.
.
.
رابعـا: التنظيـــم..
29ـ هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع،
مساحة فارغة كافية على المكتب، كرسى مريح،
وأي شيء تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه.
30ـ ضع كل شيء في مكانه. في نهاية اليوم، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود.
بهذه الطريقة ستجد كل شيء في مكانه عندما تحتاجه في المرة القادمة.
31ـ قبل أن تبدأ المشروع، أحرص على توفر الأساسيات أجمع كل المواد التي تحتاج إليها مسبقاً.
بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث.
وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التي يحتاجها.
جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك.
32ـ تفادى تكديس الورق فوق مكتبك. أحفظه لتعرف مكانه بالضبط.
وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة.
33ـ استفد من كل المصادر القيمة التي أمامك. يمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج،
دون تضييع الوقت في البحث ومن الأفضل الاستعانة بسكرتير للبحث عن المعلومات.
أشياء مثل الأرشيف الحكومى والإنترنت والدليل التجارى قد تكون ذو قيمة كبيرة
كمصادر للمعلومات دون تضييع الوقت. استخرج هذه المصادر.
خــامسا: إبدأ فـــوراً ..
34ـ قم اليوم بوضع قائمة للغد. يكون معظمناً أقل إنتاجاً في نهاية اليوم.
عندما ترى أن أكثر المهام صعوبة لهذا اليوم قد اكتملت، فإنه وقت الاستعداد لليوم التالى.
من الأفضل أن تحتفظ بجدول أعمالك في ملف مخططك اليومى أو تجمعها كلها على شكل كتيب.
بهذه الطريقة سيكون لديك دائماً كل الأعمال والأنشطة اليومية.
تحضير جدول أعمالك في وقت سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل في يومك الجديد.
ويجعلك أيضاً تفكر بالخطوات التالية.
35ـ ابدأ كل صباح على مكتب نظيف. وفي المساء قبل أن تنصرف تخلص من أي تراكم للعمل.
إن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومى،
ستقهر أي عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع.
ببساطه، لا يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابى،
ومجموعة من المهام التي يجب أن تنجز في وقت واحد.
36ـ قم بعمل أبغض المهام أولاً. وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة،
قم بالأكثر بغضاً واحدة تلو الأخرى. ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتى لاحقاً سهل.
وستشعر أنك لا تقهر باقي اليوم.
37ـ ابدأ فوراً. اتخذ شعار " قم بعملك الآن ". وإن لم تبدأ فلن تنتهي. إذا انتظرت انتظام بعض الأمور،
فقد تفقدها كلها. إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك. لا تؤجل عملك. قم به الآن.
38ـ كن دقيقاً. طور دقة المواعيد إلى عادة. وفي وقت قصير جداً
ستنجز أكثر من غيرك بـ 97%. الدقة في المواعيد ستجعلك تبدو ملتزماً ويوفر لك الوقت والمال.
ويجعلك كذلك تحترم وقت الآخرين. حضورك للعمل مبكراً
يتيح لك الفرصة للتعرف على الموظفين والإمدادات الجديدة، ويتيح لك وقتاً للراحة،
ووقت للاستعداد الذهنى أو حتى على الأقل وقت لمراجعة ملاحظاتك.
39ـ استفد من البداية المبكرة في الصباح. استيقظ ساعة مبكراً عن المعتاد
وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء. جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك.
إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.
40ـ ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية. ابدأ بعمل شيء هام وستشعر بالإنجاز الذي سيساعدك على إكمال يومك.
ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو الأعمال البسيطة وقم بوضع خطة عمل مفصلة للمهام الأكثر تعقيداً.
تذكر هذه الفكرة البسيطة في بداية كل مهمة أو مشروع وستبدأ بداية موفقه كل مرة.
سادسـا : أبدع أفكارا منتجة...,,
41ـ إذا توفر لديك وقت إضافي أعمل فيه على الخطوة الأكثر أهمية.
لأنها هي التي تعطيك القيمة الأعلى أو المردود الأكبر. اسأل نفسك باستمرار
" ما هو الاستثمار الأمثل لوقتى، الآن؟ وعندها قم بأكثر الأعمال إنتاجية.
42ـ واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية. أعمل عليها باستمرار.
واصل العمل عليها بقدر ما تستطيع دون أن تشتت تركيزك، لا يهم مدى صعوبتها أو بغضها
أو التحدى الذي سيواجهك. وغالباً ما يتطلب ذلك أن تكون ذو إرادة قوية، ولكن النتيجة تستحق هذا العناء.
43ـ انتقل للخطوة التالية في الأهمية على قائمتك. ركز انتباهك 100% على هذه المهمة حتى تكتمل.
إذا ما أنجزتها أو بذلت فيها أقصى جهد ممكن، انتقل إلى المهمة التي تليها على قائمتك.
واحدة تلو الأخرى، هكذا ستنهي مهماتك، وأعمل دائماً على إنجاز الأكثر أهمية.
44ـ أنجز المهام التي تعود عليك بقيمة مميزة. إعطى المهام السهلة الباقية لمن يؤديها.
وهذه وسيلة فعالة جداً لرفع معدل الإنتاج. قم بالمهام الرئيسية التي ستنجزها أنت فقط بأفضل ما يمكن.
مهما كانت مهارتك وتجربتك وخبرتك عليك استغلالها عملياً، بما تحتاجه المهمة. ا
ستثمر وقتك وخبرتك بحكمة. دقق في كل مهمة وقرر أي من الإمكانات المتاحة أكثر فاعلية لإنجازها.
45ـ حول وقتك لأفعال منتجة. حدد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية، استجمع كل قوتك، ثم قم بالعمل.
استخدم الأوقات الأقل في معدلات الإنتاج للرد على المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للاجتماعات وإدارة المناقشات. لا يمكن لأحد أن يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم.
يمكن السر في أن تعرف أكثر أوقاتك نشاطاً. وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل.
46ـ استخدم الكمبيوتر بكفاءة. أتبع عادة كتابة الأشياء مرة واحدة ثم قم بتحريرها عند الضرورة على الشاشة.
تجنب كتابة الملاحظات التحضيرية باليد والتي تحتاج لتسجيلها على الكمبيوتر فيما بعد.
تعلم استخدام قواعد البيانات ومخططات المشاريع وبرامج الجدولة وأي برنامج يفيد عملك وأداءك.
47ـ وفر وقتك. أنجز المهام بأقل الخسائر.كلما قلت الخطوات المطلوبة لإنجاز مهمة ما كلما كان أفضل.
أعمل على رفع كفاءتك من خلال استقطاع دقائق أو حتى ثوانى من أعمال روتينية. أنتبه إلى الخطوات المعقدة والغير هامة والمبالغ بمعالجتها مما يضاعف العمل.
48ـ نوع من حجم المهام لتتفادى الإجهاد. بدلاً من تناول مشروعين في أربعة ساعات، قم بواحد تلو الأخر،
قسمهم إلى مهام تنجز كل واحدة في 30 دقيقة. حاول أن ترتب مهامك من الصغير للكبير،
عندها ستشعر بالإنجاز وتكون أقل خمولاً في آخر اليوم.
49ـ تحد نفسك لإنهاء المهام المدرجة على جدول أعمالك. ابحث باستمرار عن أكثر وأسرع وأفضل الوسائل إنتاجاً للقيام بالمهام. ثم كافئ نفسك لزيادة معدل الإنتاج.
50ـ أبذل جهدك لزيادة معدل التحسن. التحسن القليل والثابت في المجهود والنتائج ينتج عنه اختلاف كبير
على المدى البعيد. كل ما تحتاجه هو أن تحسن من أدائك أكثر من المعتاد قليلاً وباستمرار
وعندها ستكون في قمة الـ 5% من العاملين الأكثر إنجازاً.
51ـ طور أداءك في العمل. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد. أبدأ في العمل فوراً
وستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزه الآخرون طوال حياتهم.
قم بعملك الآن وستشعر بإحساس الإنجاز الرائع.
كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك التي تصنعها.
52ـ حدد ما تريد إنجازه أكثر من أي شيء أخر. ما هي الخطوة الأولى على قائمتك
أو الهدف الأكثر أهمية والذي يجب إنجازه الآن. تلك هي المهمة التي تحتاج التركيز عليها. اتبع هذه الوسيلة أولاً.
وعندها تستطيع إنجاز كل ما تحتاجه، ولكن بشرط عمل كل مهمة على حدة.
53ـ قم بزيادة إنجازك بالانتقال فوراً للمهمة التالية. كلما أنجزت مهمة تلو الأخرى،
كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك. فالنجاح يولد نجاح. كل مهمة تنتهي بنجاح تزيد من حماسك
وتعزز من ثقتك لإنجاز المزيد. كل إنجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهة التحدى التالى.
قم بعمل كل خطوة على حده ثم انتقل للتالية فوراً.
54ـ حول أنشطتك اليومية الأساسية إلى عادة قوية. فالعادة هي شيء تقوم به تلقائياً،
دون تحكم العقل الواعى. كل واحد منا لديه مهام بغيضه أو مقيتة، ومع ذلك هامة.
بمجرد أن تصبح عادة، سيسهل تحملها.
وليس عليك حينها أن تتوقف وتفكر بها.
55ـ غير العادات القديمة عديمة الفائدة إلى عادات مفيدة. قرر أن تستثمر وقتك بفاعلية أكثر،
وابدأ من اليوم وسيلاحظ الآخرون قدرتك على إنجاز الأشياء المهملة. سيقدرونك أكثر علاوة على أنك تستطيع الاستمتاع بوقت فراغك.
56ـ تخيل أن لديك نصف يوم فقط لإنجاز عمل يوم كامل. ماذا ستفعل؟ بماذا ستبدأ؟
ما الذي يجب أن يقدم وما يمكن أن يأتى لاحقاً؟ عندما تفاجأ بقلة الوقت المتاح أمامك للعمل،
فإنك مضطر لوضع خطة على أعلى مستوى من الكفاءة.
.
سابعــا: وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة .
57ـ ابتعد عن المقاطعات الشخصية. عندما تؤدى عملك، فإن آخر ما تحتاجه هي التدخلات الغير ضرورية. يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة. يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك. لذا لا تدعها تحدث. استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتى. وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون. أو غير أوقاتك لتكون في قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين.
58ـ تعلم أن تتجاهل المهام التي لا تؤدى لنتائج. فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية. إن كانت الخطوة غير هامة اليوم، فلا تضيع وقتك بها، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً، كلما كنت منتجاً.
59ـ الغ أي سفر غير ضرورى. استخدم التكنولوجيا الحديثة التي توفر الوقت. إن كان في الإمكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكترونى للتعامل مع قضايا اليوم الهامة. تجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد من الوقت ورفع معدل الإنتاج.
60ـ سجل أفكارك على مسجل، أو استعمل برامج الصوت في الكمبيوتر، ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملائمة. فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك، دون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور. وغالباً تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.
61ـ ضع مواعيد نهائية يومية. سواء قبلتها أم لا، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج. كلما اقتربنا من الموعد النهائى لإتمام العمل، كلما بذلنا ما في وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهرياً وأسبوعياً ويومياً. فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقي. تعمل المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها.
62ـ قف أثناء تحدثك بالهاتف. فالوقوف يجعلك تتحدث في الموضوع مباشرة وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة. من السهل أن تجلس جلسة قصيرة ومريحة جداً وعندها ستطول المكالمة.
63ـ جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها في نفس الوقت. رد على كل المكالمات الهاتفية التي تتعلق بموضوع واحد في اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال اليومى. إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل في وسط زحام العمل. حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفادة القصوى من وقتك. جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد الإلكترونى. عندما تجبر على الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى، فإنك تستهلك الوقت في محاولة إعادة التركيز والاندماج.
64ـ أدر الاجتماعات بكفاءة. أعلن مسبقاً عن موعد الاجتماع والتزم به. أغلق الباب لتبدأ الاجتماع. لا تحرج ممن يأتى متأخراً. فلتكن معروفاً بأنك ملتزم تماماً بمواعيد الاجتماعات , وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك رجل أعمال جاد وعندها ستصبح الاجتماعات مثمرة. حدد الاجتماعات في أوقات غير تقليدية من اليوم مثل الساعة 1.50 مساءاً أو 3.45 مساءاً مما يساعد على الالتزام بدقة المواعيد.
65ـ تحدى نفسك. حاول دائماً أن تتفوق على نفسك. ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها. وبتحويلها للعبة، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح.
66ـ أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة. أكتب كل المهام، دون الاهتمام بالتسلسل المناسب. بعد تسجيل كل المهام، حلل 3 مجموعات مختلفة من المهام ( أ، ب، ج ) باستخدام أقلام التعليم الملونة. بمجرد تقسيمهم، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة في مخططك اليومى. وبهذه الطريقة، ستتعرف في بداية العمل كل يوم، على المهام الصعبة التي ستواجهك.
67ـ جمع كل سجلاتك الهامة معاً. احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط. ومن الأفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك. احتفظ بالملفات الدائمة وتجنب وضع الملاحظات على الأظرف أو قصاصات الورق الصغيرة. واستخدم ملف خططك لتدوين كل الملاحظات. محاولة استخدام أكثر من خطة تزيد من فرصة نقص الإنتاج. كما أنك بنقل البيانات تخاطر بفقد عنصر أو خطوة هامة.
68ـ في كل الاتصالات الهاتفية أدخل إلى الموضوع مباشرة تجنب الثرثرة المضيعة للوقت. أجعل رسالتك مختصرة ومفيدة بقدر الإمكان. أدخل في لب الموضوع. قدر وأحترم وقت الآخرين وسيعاملونك بالمثل.
69ـ أنشيء سجلات إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على الكمبيوتر للتسجيل باستمرار، فإنك عاجلاً أم أجلاً ستنهي حالة الإحباط التي يمكن أن تحطم كل شيء. وقد ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل. وإذا كان كل ما تملكه مسجل فقط على الحاسوب دون امتلاك مرجع مكتوب، عندها قد تواجه الإحباط الحقيقي. أعمل مسودة على الورق، وبالتالي سيكون عندك مرجع لمنع أي ضياع للمعلومات.
70ـ فلتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح الجميل. الحياة في كثير من الأمور، لعبة ذكاء. أحياناً نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع والألعاب الصغيرة والتي يمكن أن تحفز مستويات جديدة من الإنتاج والإنجاز، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية قليلة كتحية لإنجازك يساعدك على إنجاز المزيد.
71ـ أضف حوافز للتشجيع على بذل المزيد من الجهد. اقطع وعداً لنفسك أو لفريق عملك، بعمل شيء ممتع حقاً، إذا وصلت للهدف في وقت قياسى.
72ـ احتفظ بخطتك. الاحتفاظ بسجل مرئى لتقدمك في إنجاز مشروعك الصعب يمكن أن يدفعك لإنجاز أكبر. استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل مهمة يتم إنجازها. مما يساعدك على الاستمرار ويبقيك متحفزاً ويعطيك برهان مرئى لإنجازك.
73ـ ليس من الضروري البدء بتنفيذ أول نقطة. أحياناً يكون من الأفضل البدء بأي نقطة في المشروع. محاولة التمسك بالبداية تطبيقاً لما تعلمته، قد يكون ذو نتيجة عكسية. فإن كانت البداية صعبة، ابتعد عنها وانتقل مباشرة إلى ما يمكنك القيام به. اختر المهمة الأسهل، وقم بها أولاً. وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية أسهل.
74ـ قم بنوع من الإجراء المنتج فوراً. أعلم أن قمة قوتك في هذه اللحظة، الآن لا شيء أهم من اللحظة الحالية لا في الماضي ولا المستقبل. بلا أدنى شك، الوقت الوحيد الذي تعتمد عليه هي لحظات يومك الحالي. لا تهدرهم.
75ـ هئ الأشياء التي توفر من بذل الجهد. قم بتجهيز المستندات التي استعملتها سابقاً لإنجاز مهام مماثلة، مراراً وتكراراً، الملخصات وجداول الأعمال والاجتماعات والاستفتاءات والطلبات المدونة، كل هذه أمثلة بسيطة للمستندات التي غالباً ما تستخدم.
76ـ كن رقيباً على نفسك، في الأيام التي تحاول فيها التخلص من النقاط الهامة، أحكم نفسك وعدل منهجك. أسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتي هي أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت. الهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن. تذكر الهدف دائماً، شيء تسعى لإنجازه، لكي يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات.
77ـ واجه التحديات والصعوبات وجهاً لوجه. غالباً ما يكون الوقت المحدد للخطوة الأكثر أهمية لا يكفي لإتمامها. إذا كان هذا هو الحال، فإن أفضل ما تفعله هو أن تستجمع قوتك وتبدأ بالعمل. أعمل بهمة. فعادة لا تكون الأمور بالصعوبة التي تتخيلها.
78ـ كلف آخرين بالعمل كلما أمكن. داوم على المتابعة للتأكد أنهم على الطريق الصحيح وفي الوقت المحدد. غالباً ما يمكن أن يتولى الآخرون المهام الفردية. فتوظيف طاقات الآخرين يمكن أن يكون عوناً كبيراً خاصة إذا ما زودوا بالتوجيهات والتدريبات الكافية.
79ـ أسس نظام جيد للملفات. لا شيء أكثر إحباطاً من معرفتك أنك تملك المواد التي تحتاجها ولكنك لا تستطيع تحديد مكانها. وأحد طرق تأسيس هذا النظام هو أن تضع دليل للملفات في الأدراج. ويمكن تصنيفها بنظام الأرقام أو الحروف الهجائية، طالما أن هناك مكاناً يتسع للإضافات المرتبطة بنفس التصنيف. كلما أضفت ملفاً جديداً بالدرج، سجله في الدليل. ضع كل شيء في مكانه المناسب وستجده عندما تحتاجه.
80ـ احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائماً. سجل كل أفكارك وملاحظاتك وأي معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك في أي وقت، وغالباً ما يحدث ذلك في أوقات انشغالك بأعمال أخرى. دون ملاحظاتك الغير هامة والتي تود مشاركة الآخرين بها في نهاية اليوم.
81ـ اتخذ القرارات بسرعة وحزم. يشترك الذين صنعوا النجاح في حياتهم في صفة اتخاذ القرار السريع والتمسك به. لا تضيع الوقت في التردد. قدر الموقف بأفضل ما يمكنك ثم اتخذ القرار. ليست كل القرارات تتخذ بسرعة، لكن العديد من القرارات اليومية تكون كذلك. كلما مارست ذلك كلما تحسنت وزادت كفاءتك.
82ـ اختصر الوقت الذي تقضيه في تحضير الردود. تعلم أن تستخدم الهاتف بفاعلية لتوصيل الردود المتأخرة. حاول بقدر الإمكان استخدام الهاتف للرد على المراسلات، فليس من الضروري الرد على الخطابات والفاكسات بنفس الطريقة. مكالمة هاتفية صغيرة تؤدى المهمة في الوقت الذي قد تستهلكه في التحضير لإرسال الخطاب.
83ـ حافظ على صحتك العقلية والبدنية. لأنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز. نظم وقتك من أجل حياة أفضل، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة. فأنت تحتاج لصحة جيدة لكى تستمتع بإنجازاتك كما ينبغى. لا شيء أهم من صحتك. فبقاؤك في حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل. ويجعلك كذلك أكثر تفتحاً وأقل توتراً.
84ـ مارس الرياضة بانتظام. عامل جسدك كميكنة تخضع للصيانة وعندها ستعمل بشكل أكثر كفاءة، لفترات أطول. يساعدك أي نوع من الرياضة المنتظمة على أن تبدو أكثر حيوية ونشاطاً. والراحة بعد المجهود الجسدي يقوى ويعيد بناء الجسم.
85ـ تعلم القراءة السريعة. فالعديد من الدورات والكتب متوفرة لمساعدتك. من السهل جداً لمتوسطي السرعة في القراءة مضاعفة سرعة قراءتهم بمساعدة بعض الأفكار والتقنيات البسيطة. صممت بعض الدورات للذهاب إلى ما هو أبعد من مضاعفة سرعتك، لكن ذلك يتطلب الممارسة المستمرة. مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت، مما يتيح لك المزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية.
86ـ ركز على الهدف في جميع الأوقات. اعرف هدفك. كن مدركاً لهدفك وعندها ستشعر بالإنجاز عند إكمال كل مهمة. تذكر ما تسعى إليه بشكل واضح في عقلك، ستدرك عندها أنه من الضروري العمل بجد لإنجاز الأعمال.
87ـ تمسك بجدول أعمالك. مع أنه من الطبيعي أن تظهر أشياء أخرى تعمل على تشتيت انتباهك، إلا أنك لا يجب أن تنجرف وراءها. عندما يحدث شيء يشتت الانتباه، لاحظه، سجل تفاصيله، أجله لوقت آخر. بعد أن تنهي عمل اليوم الهام، ارجع إلى ملاحظاتك وتعامل مع أسباب المقاطعة.
ثامنـــا: راقب وقتك.
88ـ أعر انتباه خاص للأشياء الصغيرة. بمرور الوقت تكون تلك الأشياء هي اللحظات التافهة التي تؤدى إلى قلة الإنتاج على مدار العمر، تبدو تلك الأيام والساعات والدقائق مدة كبيرة من الزمن كان يمكن أن تستثمرها بشكل أفضل.
89ـ طوال يوم العمل ركز اهتمامك دائماً على إنجاز أكثر الأعمال أهمية. سيجعلك هذا الإجراء متميزاً عن الباقين. الفاشلون دائماً مشغولون جداً، لكنهم نادراً ما ينجزون المهام الأكثر إنتاجاً.
90ـ أنشئ نظام تنبيه لتذكيرك مسبقاً بالمهام القادمة والمناسبات والتواريخ الخاصة ومواعيد التسليم التنبيه هو رسائل تذكير دورية تصنيفها إلى جدولك اليومي. حيث يتيح لك كل من التحضير ورسائل التذكير المنتظمة وقتاً للقيام بأي عمل أو مهمة.
91ـ راقب وقتك في أسبوع. سجل كل ساعة وكل دقيقة. ثم راجع ما سجلته في نهاية الأسبوع. ارصد عدد الساعات وكيفية استغلالها. إذا فرقت بصدق بين الوقت الذي أنتجت فيه وأوقات الأنشطة الأخرى في حياتك، تأكد أنك ستكتشف فرص مؤكدة للتحسن المؤثر.
92ـ لاحظ متى يجب أن تغير اتجاهك. إذا كانت خطتك أو استراتيجيتك لا تسفر عن شيء بينما أنت مستمر في العمل، توقف وأبدأ التغيير. قلل خسارتك في الوقت والطاقة عندما لا تسفر مجهوداتك عن شيء. عدل نظرتك. صحح مسارك.. اتبع طريقه أخرى تؤدى لك المهمة.
93ـ انتبه للأشياء الصغيرة التي تضيع الوقت. توفير دقيقتين كل يوم يصنع اختلافاً كبيراً على مدار العمر. فكر بشكل عملي. ركز على هذه النقطة جداً. ثم انتبه للوقت الذي تضيعه أمام خزانة ملابسك محاولاً تقرير ماذا ترتدي، أو في البحث عن مفاتيح سيارتك عندما تنسى مكانها. حياتك ليست أكثر من مجموعة من الدقائق والساعات والأيام.
94ـ ضع سجل دقيق للوقت اللازم لإتمام كل مشروع أو عمل أو مهمة. ستساعدك مثل هذه الوثيقة مستقبلاً على تقدير الوقت المطلوب. رؤية خطة مكتوبة للوقت على الورق ستوحي لك في أغلب الأحيان. وستكتشف الأوقات التي يمكن أن تحسن فيها من كفاءتك.
95ـ قم بالدراسة مسبقاً. أعرف متى يسلم المشروع وما يجب عمله لإنجاز الخطوات المحددة. قبل بداية أول خطوة لإنجاز العمل، حدد كل الخطوات المطلوبة لإنجازه. استقطع وقتاً لمداخلات الموظفين والعاملين بالمشروع. وقد تشمل المداخلات المكتبية وزملاء العمل والباعة والزبائن. ما الوقت المطلوب لكل منها؟ ما العمل الذي يمكن إنجازه في المكتب؟ ما هي المعلومات أو التجهيزات التي قد تستعين بها من مكان آخر؟ تعطيك الدراسة السريعة مجالاً أفضل للعمل القادم.
96ـ استثمر وقتك في إنجاز العمل الحقيقي ـ ذلك العمل الذي سيساعدك على إنجاز مهمة تلو الأخرى. انشغل بعمل كل ما هو مهم ويخص المشروع الذي أمامك. اترك كل التخطيط والترتيب لنهاية اليوم، بعد انتهاء العمل اليومى الهام.
تاسعــا: تغلب على عادة التأجيل.
97ـ قيم المهمة التي تتهرب منها. ما الذي يمنعك للبدء بها؟ غالباً ما تبدو المهمة شاقة. طريقة التغلب على ذلك هو أن تقسمها إلى مهام صغيرة. قسم المهمة الكبيرة إلى مهام ثانوية تنجز أسرع وأسهل. قسمها وستصبح أقل صعوبة. انظر إليها كسلسلة من المهام الصغيرة، ثم أنجزهما واحدة تلو الأخرى.
98ـ قدر النتائج. ما أسوأ ما يمكن أن يحدث إذا أجلت أو أخفقت في إكمال هذه المهمة؟ وفي المقابل؟ ما هي أفضل نتيجة محتملة لإنجاز هذا العمل في الوقت المحدد؟ قم الآن بالخطوة الصائبة وأبدأ العمل فوراً.
99ـ ابدأ فوراً. ابدأ الآن. قيم الوضع في الحال وقم بالخطوة الأولى لبدء العمل. حتى أكثر المهام صعوبة يمكن أن تصبح أكثر سهولة عندما نعقد العزم ونبدأ بها. ابدأ بتكوين سمعه بقدرتك على إنجاز الأعمال. فتأجيل العمل الهام يجعلك تبدو أقل التزاماً بالإنجاز.
100ـ أفصح للجميع عن التزامك لتتمسك به. عليك أن تجد شخصاً مما تكون محرجاً منه إن لم تفي بالتزامك. شارك هذا الشخص في هدفك وتوقيتك لإنجازه. ثم ابدأ بالعمل مباشرة. إعلان التزامك يجبرك على أن تكون مسيء أولاً. ستكون أقل تضييعاً للوقت وأكثر حرصاً على تحطيم الوقت القياسي وعمل المهام الضرورية.
101ـ قم بأي شيء يساعدك على الاقتراب من إنجاز مميز لمهمتك. افتح ذلك الملف، اتصل بأول رقم على قائمتك، أو حتى اكتب السطر الأول في رسالتـك ـ أو كل ما يمكن أن يساعدك على الاستمرار، وبهذا تبـدأ الاندماج بالعمل.
102ـ فكر قبل أن تفعل. إذا واجهت صعوبة في البدء، خذ خمس دقائق للتفكير في الموضوع أولاً. ابحث عن أسباب التأجيل. حفز نفسك لتحليل سـبب تأخيرك هذا المشـروع. ثم واجـه هـذا السبب. واجه مخاوفك باتخـاذ إجراء إيجابي.
103ـ قم بعمل ما أجلته أولاً. أنجز هذه المهمة المزعجة في بداية اليوم. وعندما تكتمل ستشعر بالنشاط وسيكون باقي اليوم سهلاً.
104ـ انتبه للأعذار التي تتخذها لإرجاء بعض المهام، من أجل مهام أخرى. أرجع دائماً للخطوة الأكثر أهمية في هذه اللحظة وأعمل على إنجازها. من السهل الوقوع في فخ العمل بجد أكثر لإنجاز مهمة أخرى كوسيلة لتجنب عمل ما يجب عمله فعلاً. تحكم في نفسك وعدل طريقة عملك.
105ـ روح عن نفسك. ابعد الملل وحول العمل للعبة مرحة. تحدى نفسك لتحطيم رقمك القياسي في السرعة أو لتصبح أكثر كفاءة، أو لإيجاد طرق أكثر إنتاجاً لإنجاز هذه المهمة. وعندها تحسن معدل إنتاجك، استمتع قليلاً، أكمل هذا العمل الممل وقد تكتشف شيء ثوري حقيقي يمكن أن يغير من تفكيرك التقليدي.
106ـ أعرف ماهية أسباب تأخيرك ثم أتخذ بعض الإجراءات. خذ بعض الوقت وتحدث مع نفسك قبل القيام بشيء ما قد يكون صعباً أو غير مناسب أو مضجر جداً؟ استمع إلى صوتك الداخلي لكن كن مستعداً لإنهائه إذا منعك عن عمل الأشياء المهمة. نادراً ما تكون المهمة صعبة كما تبدو. عادة يكون " التحضير للعمل أسوأ من العمل نفسه ".
107ـ غير موقفك تجاه هذه المهمة أو أي مهمة بحيث تصبح أكثر قابلية لإنجازها. امنع نفسك عن الشكوى من العمل الذي يجب أن تقوم به، وأجعل هذا التغيير ثابتاً. فقد تضيع معظم الوقت لتحفيز نفسك للقيام بمهمة ما بينما يكون من السهل إنجازها بمجرد البدء بها.
108ـ اكتشف سبب تأجيلك للعمل. وتلك بعض الأسباب الرئيسية للتأجيل :
أ ـ قد تبدو أشياء أخرى أكثر أهمية.
ب ـ قد تبدو المهمة مضجرة بحيث يكون من الأسهل عمل شيء آخر.
ج ـ قلة ثقة الشخص في قدرته على إنجاز المهمة.
109ـ أعد تخطيط المهام المضجرة لجعلها أكثر قبولاً لإنجازها. ما من شيء في حد ذاته يكون جيد أو سيء. إنمـا التفكير تجاه هـذا الشيء هـو الذي يجعله كذلك. وما من شيء سهل ولا صعب حتى نقرر نحن ذلك. كيفية نظرتك للمهمة هي التي تحدث فرقاً كبيراً. أنظر إليها بشكل إيجابي وستنجزهـا أسرع وبقبول أكثـر. وعنـدما تتقن هـذه المهارة، سـتقهر وسواس التأجيل.
110ـ حول المهمة إلى عمل شيق وعندها سيصبح إنجازها أسهل. لأننا لا نؤجل عمل الأشياء التي تشعرنا بالراحة. اجعلها متعة. اخلق منها تحدى أو منافسة. حولها إلى مغامرة مثيرة. في أغلب الأحيان يكون الإرهاق الجسدي هو سبب التأجيل. وفر بيئة مريحة بقدر الإمكان وعندها سيهدأ الألم وتنساه وتعمل على إنجاز المهمة.
111ـ تخيل أن المهمة قد اكتملت بنجاح. عزز مشاعر البهجة بالنجاح والإنجاز. واحتفظ بهذه التجارب الحسية في عقلك واسترجعها من وقت لآخر. استرجع هذه الأحاسيس وسيعمل العقل على تنفيذها واقعياً.
112ـ أعمل قائمتين على ورقة واحدة. قم أولاً بتقسيم الصفحة طولياً إلى عمودين متساويين. على اليسار، أكتب كل أسباب تأجيل المهمة. وعلى اليمين، أكتب أسباب القيام بها. والآن قم بلعبة صغيرة. لا تحاول تكديس الأسباب التي تبدو في مصلحة القيام بالعمل، لأن هذه خطوة واختيار خاطئ، والأحمق وحده هو من يحاول عمل ذلك.
113ـ هاجم المشكلة معتبراً نفسك سيد الموقف. فكر بأشخاص تعرفهم وتعجب بإنجازاتهم. والآن، تخيل أنك كل هؤلاء الأشخاص. كيف سيواجهون الموقف؟ ما الإجراء الذي سيتخذونه؟ وماذا سيفعلون لإنجاز العمل؟ ثم لخص الخطوات التي قام بها الشخص المميز الذي أكمل المهمة الموكلة إليه. وعندها اتبع خطواته.